Skaliczki Judit - Kenyéri Katalin Tájékoztató 1. Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer kialakításának szükségessége A nyilvános könyvtári ellátásról szóló, 1997. évi CXL. törvényt a hazai könyvtárügy rendszerváltás utáni első stratégiai fejlesztési tervének tekintjük. A törvény pontosan meghatározza a hazai könyvtárügy küldetését és fejlesztési irányait. A könyvtárügy küldetése: mindenki számára lehetővé tenni a könyvtári rendszeren keresztül az információhoz és dokumentumokhoz való szabad hozzáférést. A küldetés megvalósítása érdekében az alábbi fejlesztési irányokat jelöltük ki:
Egyértelmű, hogy a könyvtárügy küldetésének megvalósítása érdekében az ODR kialakítása, hatékony és megfelelő működtetése kiemelkedő jelentőségű. Még a legnagyobb könyvtárak sem tudnak külön-külön minden fontos információhordozót beszerezni, a sokféle használói igényt csak megközelítőleg is kielégíteni. Ezt sem anyagi, sem szellemi erőforrásaik nem teszik lehetővé. Fokozottabban áll ez a kistelepülések, iskolák könyvtáraira. Egy jól felépített könyvtári rendszer és a könyvtárak közti szoros együttműködés , a szervezett információ- és dokumentumcsere azonban fontos lépés a korszerű könyvtárhasználói elvárások teljesítése érdekében. Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer (a továbbiakban ODR) jogszabályi alapjait az 1997. évi CXL. törvény teremtette meg az 59. és a 72. §-okban. Az 59. § fogalmazza meg a rendszer kialakításának feladatát, a 72. § pedig előírja, hogy létrehozásának és fenntartásának feltételeiről a Magyar Köztársaság költségvetéséről szóló törvényben, a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma fejezetében kell gondoskodni. 2003-ban megjelent a 73/2003. (V. 28.) Kormányrendelet az Országos Dokumentum-ellátási Rendszerről, amely meghatározza fő tartalmi pilléreit, és mintegy keretbe foglalja a rendszer működését. A rendelet tartalmazza a könyvtárak feladatait a könyvtárhasználók igényeinek - ODR szolgáltatások közvetítésével történő - teljesítése érdekében, felsorolja egyfelől az ODR-ben szolgáltató könyvtárakat, e könyvtárak szolgáltatási kötelezettségeit, másfelől a minisztériumi támogatásra vonatkozó főbb szabályokat. Az ODR-en belül az egyetemi könyvtárak részvételét és támogatását megerősíti a most elfogadott felsőoktatási törvény 148. § (6) bekezdésében foglalt rendelkezés is. Az ODR küldetése, hogy a Kormányprogramnak megfelelően minimálisra csökkenjen az információban gazdagok és információban szegények közötti különbség , megteremtődjön az információhoz és dokumentumhoz való hozzájutás azonos esélye az ország bármely pontján élő állampolgár számára; működésének célja pedig az, hogy a könyvtári információk és dokumentumok a korszerű eszközök használata révén bárki számára minél gyorsabban elérhetők legyenek. Magyarországon voltak ugyan hagyományai a könyvtárközi kölcsönzésnek, de a nehézkes ügyintézés, a kérések országos "körözése" a több hetes, nem ritkán több hónapos várakozás nem tette általánossá, kedveltté a szolgáltatást sem a használók, sem a könyvtárosok körében. A könyvtárhasználati jog mindenki számára egyenlő mértékű gyakorlását napjainkban már csak a gyorsan, korszerű eszközökkel szolgáltató könyvtárak rendszere teszi lehetővé. A könyvtári törvény ezt a lehetőséget kívánta megteremteni az ODR létrehozásával. Az ODR működését 54 szolgáltató könyvtár biztosítja, ezek alkotják az ellátórendszert. A rendszer tagjai a megyei könyvtárak, az országos szakkönyvtárak, az állami egyetemi könyvtárak, a nemzeti könyvtár és a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár. Ezek mint szolgáltató könyvtárak felelősek az ország könyvtárközi dokumentum-ellátásáért. Gyűjteményük megközelítőleg felöleli az országban ma megtalálható kurrens dokumentumbázis egészét. Ezek a könyvtárak, miközben kötelezettséggel tartoznak a könyvtárközi szolgáltatások biztosításáért, évenként részesülnek azokból a támogatásokból, amelyeket a könyvtári törvény már említett 72. §-a rögzít. Az ODR-ben szolgáltató könyvtárak felelőssége az ország bármely könyvtárából érkező kérés teljesítése, a minisztérium felelőssége pedig a rendszer fejlesztése a szolgáltató könyvtárakon keresztül.
Az ODR 1998-ban kezdte meg működését. Ettől az időtől kezdve a szolgáltató könyvtárak évenként minisztériumi támogatásban részesülnek. A támogatás könyvtári dokumentum-beszerzésre, technikai és informatikai eszközfejlesztésre, valamint a szolgáltatás postaköltségeire használható fel. A rendelkezésre álló összeg szétosztása a szolgáltató könyvtárak között a könyvtárközi szolgáltatásban évenként értékelt teljesítmények alapján történik. A támogatások összegét és a felhasználás megoszlását a következő táblázat tartalmazza:
2.1.1 A szolgáltató könyvtárak gyűjteményének fejlesztése A minisztériumi támogatás nem a könyvtárak gyűjteményépítését segíti általában, hiszen az a fenntartók feladata. Ez a támogatás a könyvtárközi dokumentum-szolgáltatásban felhasznált (igényelt) művek biztosításához járul hozzá. Ez teszi lehetővé a dokumentum-választék bővítését és a példányszámok növelését. A bővített gyűjtemények nyertesei a könyvtárak közvetlen használói is, hiszen több dokumentum áll rendelkezésükre, ugyanakkor a könyvtárak eredményesebben végezhetik az országos dokumentum- és információcserét is, több könyvtárközi kérést tudnak teljesíteni. A támogatás nem határozza meg a beszerezhető dokumentumok típusát, egyaránt vásárolható belőle nyomtatott, audiovizuális és elektronikus dokumentum. A beszerzett művek között szerepelhetnek kölcsönözhető jegyzetek, szakkönyvek, monográfiák és szépirodalmi művek éppúgy, mint periodikumok és kézikönyvek, amelyekből főként fénymásolatok szolgáltathatók. A forrás felhasználásának célja minden esetben az, hogy a könyvtárak saját gyűjtőkörükhöz igazodva olyan művekkel gyarapodjanak, amelyek azt segítik elő, hogy minél sokoldalúbban szolgálhassák a könyvtárhasználók érdeklődését. Fontos szabály, hogy a támogatásban részesülő könyvtárak a szolgáltatásban teljes gyűjteményükkel vegyenek részt. 2.1.2 A technikai, informatikai és kommunikációs feltételek javítása A könyvtárközi információ- és dokumentum-szolgáltatás csak akkor tekinthető eredményesnek, ha a könyvtárhasználó gyorsan hozzájut a keresett dokumentumokhoz. Ez a feltétel pedig ma már csak korszerű technikai és informatikai eszközök biztosításával és alkalmazásával teljesíthető. Például a régebben postai úton elküldött igényeket szinte teljesen felváltják a faxon, e-mailen vagy webes felületen érkező kérések. A gyorsaság alapfeltétele az is, hogy a kérés a legrövidebb időn belül oda jusson el, ahol teljesíthető, vagyis a dokumentum pontos feltalálási helyére. Az ODR lelőhely-adatbázis (http://odr.lib.klte.hu) létrehozása ezért a legsürgősebb feladatok közé tartozott. A Debreceni Egyetemen szerkesztett lelőhely-nyilvántartás napjainkban már több, mint hárommillió állományadatot tartalmaz, amely folyamatosan bővül és kiegészül a szolgáltató könyvtárak új beszerzéseivel. Ebben a rendszerben nemcsak valamely műre, de példányra is lehet keresni. Ez az adatbázis, továbbá a közös katalógusok és az ODR-ben szolgáltató könyvtárak helyi adatbázisai együttesen a gyors adatszerzés forrásai. Az információkhoz való hozzáférést a dokumentumokhoz való gyors hozzájutásnak kell követnie. Ebben hathatós segítséget nyújtanak azok a technikai és informatikai eszközök, amelyekhez a könyvtárakat a minisztériumi támogatás segíti hozzá. Ismét hangsúlyozzuk, hogy az ODR támogatás nem a könyvtárak eszközparkjának fejlesztését segíti általában, hanem a könyvtárközi dokumentum-szolgáltatás hatékonyságát kívánja erősíteni, egyszóval a célfeladathoz céleszközöket biztosít. Különösen az első években volt szükség az eszközpark kiépítésére, olyan eszközök sürgős beszerzésére, amelyek a könyvtárközi szolgáltatás napi gyakorlatát szolgálják, míg napjainkban folyamatos pótlásuk, felújításuk történik. A több mint száztízmilliós forrásból beszerzett eszközöket nem kívánjuk felsorolni, de a leggyakoribb fajtákról érdemes említést tenni: a dokumentumok feldolgozásához, nyilvántartásához és feltárásához, a tájékoztatás és kölcsönzés sokrétű feladatainak elvégzéséhez kilencvenkét számítógépet vásároltak a könyvtárak. Továbbá két tucat fax , negyvenkilenc nyomtató, nyolcvankét fénymásoló és tizennyolc szkenner gyorsítja a könyvtárközi szolgáltatásban igen nagy szerepet játszó másolatkészítést és -küldést. A drága folyóiratok és kézikönyvek egyes részeiről készített másolatok továbbításában az utóbbi években a dokumentumküldő szoftverek népszerűsége terjed, és a minisztériumi támogatás negyvenöt ilyen program megvásárlását tette lehetővé. A minisztériumi támogatások következtében az ODR-ben szolgáltató könyvtárak gyűjteménye folyamatosan bővül, eszközparkjuk korszerűsödik, aminek következtében egyre sokrétűbb könyvtárközi szolgáltatásokra lesznek alkalmasak, és a gyakorlat is mind gördülékenyebbé válik. Fontos szerepet kapott ebben az ODR kialakítására létrehozott, a Könyvtári Főosztály által működtetett munkabizottság , amely elvi és gyakorlati kérdésekkel egyszerre foglalkozik. Munkája jelen van a fejlesztési irányok meghatározásában és a források elosztására tett javaslatokban egyaránt.
A könyvtári ellátás, a nyilvános könyvtári ellátás és az országos dokumentum-ellátás egymást feltételező rendszert alkotnak, amelyben a legszélesebb kör a könyvtári ellátás köre. Ez magában foglalja a nyilvános és a nem nyilvános könyvtárakat is, azaz minden olyan intézményt, amely a törvényben megfogalmazott kritériumok alapján könyvtár. Az információ- és dokumentumszolgáltatás minden könyvtár alapfeladata, ezért mindegyik részese kell, hogy legyen a könyvtárközi kölcsönzésnek. Ezt a kétféle könyvtári kört a könyvtári tevékenységek végzéséhez szükséges, ésszerű egymásrautaltság fogja össze. Az ODR a könyvtári ellátás központja, szíve. Ez alkotja azt a belső, szétsugárzó kört, ahonnan a könyvtári ellátásban bárhol részt vevő, bármilyen fenntartású, nyilvános vagy nem nyilvános könyvtár használója is részesülhet a dokumentum-szolgáltatásban. A működés zökkenőmentessége érdekében a Könyvtári Főosztály rendszeresen kiadott útmutatók* sorával is segítette és szabályozta a támogatás felhasználását és elszámolását, a nyilvántartások és adatszolgáltatások rendjét.
A rendszer megismertetéséért és népszerűsítéséért plakátot, szórólapokat és tájékoztató füzetet jelentettünk meg mind a könyvtárhasználók, mind a könyvtárosok számára az új, minőségi könyvtárközi szolgáltatásokról. A nyilvánosság erősítése érdekében a könyvtári szaksajtóban hónapokon keresztül ismertették szolgáltatásaikat és számoltak be tapasztalataikról a szolgáltató könyvtárak munkatársai, de megszólaltak az igénybe vevő, kisebb könyvtárakból azok a könyvtárosok is, akik a szolgáltatás haszonélvezői voltak. Ezek a beszámolók a pozitív eredmények mellett felvetették azokat az esetleges problémákat is, amelyek a napi gyakorlatban jelentkeztek, és ajánlásokat tettek a megoldásokra is. 3.1. Az alábbi táblázat az ODR elmúlt 7 évi statisztikai adatait mutatja be:
A statisztikai adatok egyértelműen az ODR eredményességét tükrözik. A szolgáltatott dokumentumok száma közel háromszorosára nőtt, ezen belül az eredeti nyomtatott dokumentumoké ennél is nagyobb arányban emelkedett. Az elektronikus dokumentumszolgáltatás csupán három éve kezdődött, a tapasztalatok azonban folyamatos növekedést jeleznek. A könyvtárközi szolgáltatást a könyvtárhasználó és a könyvtáros egyaránt kezdeményezheti. Erre abban az esetben kerül sor, ha a keresett dokumentum hiányzik az adott könyvtár állományából, vagy pedig éppen használatban van. A keresett műhöz háromféle formában lehet hozzájutni: eredetiben (nyomtatott könyv, periodikum vagy CD, videokazetta stb.), fénymásolatban (folyóiratcikkekről, egyes könyvfejezetekről stb.) és elektronikus formában. Az ODR fejlesztéséhez, működési rendjének javításához szükséges, hogy pontos információk álljanak rendelkezésünkre. Ezt a célt szolgálja többek között, hogy az ODR támogatások évenkénti elszámolásához a könyvtárak rendszeresen szakmai beszámolót is csatolnak, amelyben folyamatosan tájékoztatnak a forrásfelhasználások mikéntjéről és a használói szokások alakulásáról. Ezeken kívül az ODR működésének hét éve alatt két alkalommal (2001-ben és 2004-ben) szervezett a Könyvtári Főosztály teljes körű helyszíni vizsgálatot, amelyek során különböző szempontok szerint tájékozódtunk az egyes szolgáltató könyvtárak munkájáról, a könyvtárközi szolgáltatások irányairól, tartalmáról.
4.1 Az egyik legfontosabb követelmény a gyorsaság, egyre jobban teljesül: a postai küldemények egy-másfél héten belül (néha még ennél is gyorsabban), az elektronikus dokumentumok pedig néhány óra alatt jutnak el a kérő könyvtárba. 4.2 Egyértelműen pozitív változásnak tekinthető az is, hogy az ODR-ben szolgáltató könyvtárak többségében - miközben számszerűleg nő a szolgáltatott művek mennyisége - egyúttal csökken a beérkező, ki nem elégített könyvtárközi kérések száma is. Egyik oka ennek a kérések folyamatos helyi elemzése és a hiányzó dokumentumok folyamatos pótlása a szolgáltató könyvtárak részéről, a másik pedig, hogy a kérő könyvtárak pontosabban tájékozódnak igényeik benyújtása előtt. Mindkettő fontos könyvtárosi magatartásváltozást tükröz: a szolgáltatáskészség erősödését. Az eredmény pedig: nő az elégedett könyvtárhasználók száma. 4.3 A szolgáltatás adatait közlő táblázat szerint jelentős mértékben nő az eredeti (többnyire nyomtatott) átkölcsönzött dokumentumok száma. Az okok között említjük, hogy a könyvtárak gyűjteményének jelentős része még nyomtatott könyvekből áll. Továbbá - és talán éppen ezért - a használók nagy része is ragaszkodik ehhez a formához. Itt kell megjegyezni azt is, hogy a könyvtárközi kölcsönzésnek ez a módja a használó számára teljesen ingyenes. 4.4 A nyomtatott dokumentumok növekedésével ellentétes irányú a fénymásolatok csökkenő száma a teljesített könyvtárközi kérések körében. Amíg az eredeti dokumentumot a használó kölcsön kapja, addig a fénymásolat a saját tulajdona lesz. Ezért a fénymásolási és a postaköltség a használót terheli. A könyvtárak beszámolói szerint egyre kevesebben vállalják ezt a gyakran jelen-tős költséget. 4.5 A könyvtárközi dokumentum-szolgáltatás legkorszerűbb formája kétségtelenül az elektronikus dokumentumküldés . Az ODR-ben szolgáltató könyvtárak mindegyike rendelkezik is a szükséges dokumentumküldő szoftverrel és szkennerrel, a kérő könyvtárak jelentős része (főként a községek és iskolák könyvtárai) azonban még nem. A fogadókészség ezen a területen egyelőre még korlátozott. Ezen kívül a küldő könyvtárak egy részében is gondot okoznak még bizonyos technikai problémák (tűzfal, szkennelés stb.). Az igazsághoz tartozik, hogy a használók is nehezebben barátkoznak a csak helyben - a könyvtárban - olvasható dokumentumokkal. Amellett, hogy az eredeti formátumban történő küldés fontossága megmarad, a jövő szolgáltatása mégis az elektronikus dokumentum lesz. 4.6 A könyvtárközi keretek között forgalmazott dokumentumok nagy része szakkönyv vagy ismeretközlő mű, és csak kisebb része szépirodalom. A kérések a tapasztalatok szerint tanuláshoz, kutatáshoz, munkához kapcsolódnak, csak ritka esetben szórakozáshoz. A legtöbb kérés a kötelező olvasmányokra, jegyzetekre irányul, de gyakori az olyan ritka, drága kiadványra vonatkozó igény, amely csak néhány nagyobb könyvtár gyűjteményében található meg. 4.7 A szolgáltató könyvtárak igénybevétele különböző. Néhány nagyobb egyetemi és szakkönyvtár - különösen, ha teljes gyűjteményük szerepel az ODR lelőhely-adatbázisban - az igazán "nagy" szolgáltatók közé tartozik. Tőlük több tízezer könyvtárhasználó jut a rendszeren keresztül azokhoz a dokumentumokhoz, amelyeket saját könyvtárukban soha nem kaphatnának meg. Ugyanez érvényes néhány kisebb, speciális gyűjteménnyel rendelkező ODR-ben szolgáltató könyvtárra is, amelyek könyvtárközi forgalma ugyan kisebb, de különleges dokumentumaikkal pótolhatatlan segítséget nyújtanak az ország távolabb élő polgárainak. 2004-ben a könyvtárközi szolgáltatásban részt vevő művek közel 70%-át az egyetemi és a szakkönyvtárak adták. 4.8 Külön ki kell emelnünk a megyei könyvtárak egyre növekvő szerepét az ODR-ben. Noha a 2004-es szolgáltatásoknak egyelőre 30%-át nyújtották, ez az arány egy év alatt 32%-kal nőtt, amely meghaladja az összes többi növekményt. A jogszabály nem köti meg, de ajánlja a kérés útvonalát, és célszerűségi szempontok diktálják azt, hogy a szolgáltató könyvtárak gyűjtőkörét érdemes figyelembe venni. Az első lépés az általános gyűjteménnyel rendelkező, közelben lévő megyei könyvtárakhoz vezethet. Ezzel a felismeréssel csak némi idő elteltével - de most már egyre gyakrabban - élnek a kérő könyvtárak, ahogyan azt a növekvő számadatok is bizonyítják. 4.9 A Kárpát-medencei magyar könyvtárak számára is az ODR nyújt nagy lehetőséget a magyarországi könyvtári dokumentumokhoz való szabad hozzáférést illetően. Az interneten elérhető lelőhely-nyilvántartás fejlesztésével bővül az információkhoz való hozzáférés számukra is, az elektronikus vagy másolati szolgáltatás igénybevételével pedig a keresett dokumentumot is megkaphatják. Mindehhez természetesen szükséges e könyvtárak telematikai fejlesztése is, amelyet a minisztérium - lehetőségei szerint - már támogatott, de további támogatásra is szükség lenne.
Az 1997. évi CXL. törvény lehetővé teszi az ODR támogatásnak a könyvtárközi küldemények postaköltségeire fordítását is. A könyvtárközi szolgáltatáshoz a használó két könyvtár közreműködése révén jut: a helyben lévő (saját) könyvtár fogadja és továbbítja a kérést. Az ODR-ben szolgáltató könyvtár az igénylő könyvtárba küldi a kért anyagot, ahol a használó átveszi (az eredeti dokumentumot kikölcsönzi, helyben használja, a fénymásolatot pedig megvásárolja, és téríti a szükséges költségeket). Az eredeti műveket a kölcsönzési határidő lejárta után a helyi könyvtárba szolgáltatja vissza, amely továbbítja azokat a kölcsönadó könyvtárba. A használó számára - a fénymásolat költségtérítését kivéve - az egész folyamat ingyenes! A küldemények szállítása postai úton történik, a szokásos szállítási költségek viselése mellett. Minden postán küldött dokumentumot két költség, az oda- és a visszaküldés költsége terheli. A minisztérium az ODR szolgáltatások postaköltségét szigorú elszámolási szabályok (postakönyvi másolatok) alapján negyedévenként, utólag megtéríti. Mivel támogatásban csak a szolgáltató könyvtárak részesülnek, a visszaküldés költségét is ők kapják támogatásként. A következő táblázat az 1999 és 2004 közötti időszakban igényelt és megtérített postaköltségek összegeit közli:
A költségek rendkívüli mértékű emelkedését részint a könyvtárközi szolgáltatások növekedése , részint a drasztikus mértékben emelkedő postai díjak okozzák. A könyvtárközi kölcsönzések postaköltségének alakulását összevetve, 2003-ban az előző évhez viszonyítva 24%-os, 2004-ben pedig 12%-os átlagos postai díjemelést regisztráltunk. A levél- és csomagküldemények súly szerinti díjtételei tekintetében az eltérések még jelentősebben differenciálódtak: pl. a csomagfeladás díja 2 kg-ig 33%-kal, 5 kg-ig 30%-kal emelkedett egy év alatt. 2005-ben feltehetőleg újabb tarifaemeléssel kell számolni. Megítélésünk szerint ez semmiképpen sem hárítható át a könyvtárközi szolgáltatásban résztvevőkre: a könyvtárakra vagy a könyvtárhasználó emberekre. Nem terhelhető ez a költség az ODR-ben szolgáltató könyvtárakra sem, mert némely nagyobb szolgáltató több százezer, sőt millió Ft-os postaköltsége erősen korlátozná a szolgáltatási készséget, hajlandóságot. A könyvtárhasználók és a kérő könyvtár számára ingyenes szolgáltatás jelentős mértékben járult hozzá a területi információs esélyegyenlőtlenség csökkentéséhez, és ezáltal az ODR sikeréhez. Mondhatnánk azt is, hogy ez feltétele a jelenlegi szolgáltatás folyamatos működésének, sőt bővülésének. Nemzetközi viszonylatban is jelentős a könyvtárközi szolgáltatás szerepe. Az UNESCO már 1984-ben ajánlásokat fogalmazott meg és juttatott el az Egyetemes Postaegyesület hamburgi kongresszusához, amelyekben tarifacsökkentéseket kért a nevelési, tudományos és kulturális anyagok postai forgalmára. Néhány környező vagy távolabbi ország helyi gyakorlata a következő: Ausztriában, Németországban és Dániában a könyvek, folyóiratok, kották, térképek stb. nem kereskedelmi célú szállítására kedvezményes díjszabás vehető igénybe. Az Amerikai Egyesült Államok postai szolgáltatásai között szerepel a "Library Mail", amely könyvtárak, iskolák, múzeumok és más nonprofit szervezetek számára teszi lehetővé a könyvek és egyéb könyvtári anyagok kedvezményes díjszabású küldését. A kanadai postának létezik egy kifejezetten könyvtári könyvekre vonatkozó szolgáltatása (Library Books), amelynek keretében kedvezményes szállítást vállalnak. Nyilvánvaló, hogy a postai szállítási költség meghatározó a könyvtári szolgáltatásokban, de - a példák tanúsága szerint - több országban engedményeket adtak erre a célra. Az ODR működtetésének hatásáról szóló tájékoztatót a nemzeti kulturális örökség minisztere a 2005. június 6-i miniszteri értekezleten elfogadta. Az ODR fejlesztése érdekében a következő feladatokat kell megvalósítani:
*
1. Útmutató az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer támogatásának felhasználásáról
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
