A könyvtári integrált rendszerek funkciói

Ebben a fejezetben általában tekintjük át az integrált rendszerek problematikáját, mégpedig a gépesítendő könyvtári funkciókból kiindulva. Bár érintünk szoftver jellegű kérdéseket is, itt még csak igazából azt igyekszünk felvázolni, hogy melyek azok a szinte minden könyvtárban meglévő feladatkörök, amelyeket gépesítenünk kell, s melyek azok a speciális gondok, amelyek az automatizáláshoz kapcsolódnak.

1. Miért kell "integrált rendszer"?

Úgy tűnik, Magyarország lassanként azon országok sorába léphet, amelyek egyre igényesebb módon tárják a szakemberek és az érdeklődő olvasók elé a hosszú évtizedek alatt felgyülemlett információt.

Kétségtelen tény, hogy még ma is (és még hosszú ideig) a könyvtárak lesznek ezen információ őrzői és szolgáltatói. Paradox módon éppen szerényebb gazdasági helyzetünk szorít rá arra, hogy e ránk bízott szellemi vagyonnal jól gazdálkodjunk, azt a lehető legjobban feldolgozzuk és kihasználjuk/kihasználtassuk.

Mindehhez az kell, hogy könyvtáraink állományát az eddigieknél jóval korszerűbben, nagyobb mélységben tárjuk fel, az információk gyorsabban jussanak el a felhasználókhoz, és nemzeti információs vagyonunk gyorsan áttekinthető legyen, mind a magunk, mind az irántunk érdeklődő külföldi számára. Nem kell kitalálnunk semmi újat, "csak" adaptálnunk kell a hazai viszonyokra az egész könyvtári munkafolyamatot számítógéppel megoldó rendszerek egyikét. Mindeközben évtizedes megszokásainkon kell változtatni, át kell alakítani olvasóink és a magunk környezetét. S ami talán a legnehezebb: néhány ponton a "könyvtárosságról" kialakult - valljuk be, néha kicsit poroszos - szemléletünket is meg kell haladnunk. Az integrált számítógépes rendszerek ugyanis segíthetik, hogy a régi "őrző" könyvtár felfogástól elinduljunk a "szolgáltató" könyvtár modellje felé.

2. Könyvtári integrált rendszerek feladatai

Nyilvánvaló, hogy a mai könyvtárautomatizálási elgondolások olyan megoldásokkal számolnak elsősorban, amikor a könyvtárban felmerülő munkafolyamatok egyetlen integrált rendszerben megoldhatók.

Tapasztalatunk szerint a hazai könyvtáros-társadalom a könyvtári számítógépes rendszert nem feltétlenül ilyen értelemben képzeli el, ezért célszerű összefoglalni az ideális rendszer által komplex módon kezelendő munkaterületeket és feladatokat.

A jól megtervezett rendszer az alábbi funkciókat egyetlen, bár több modulból álló programcsomaggal oldja meg, vagyis az egyes munkafolyamatok jól elkülönülnek ugyan, ám mégis egymással teljesen összefüggő egészet alkotnak. Magától értetődik, hogy a könyvtári munka területén számtalan lehetőség adódik ezeken kívül is számítógép felhasználására (pl. levelezés, számolótábla stb.) egy integrált rendszer bevezetése után is, de ezekkel a fontos, de a rendszer lényegét nem érintő feladatokkal itt most nem foglalkozunk.

A jól kidolgozott integrált rendszerek általában a következő öt nagy területre bontják fel a könyvtári munkát:

(1) beszerzés/gyarapítás (acquisition)

(2) katalogizálás (cataloging)

(3) folyóirat-kezelés (serials)

(4) számítógépes katalógus (OPAC)

(5) kölcsönzés (circulation)

A könyvtári folyamatok majd mindegyike gépesíthető, sőt úgy vagyunk pontosak, ha azt mondjuk, hogy egyike a legkézenfekvőbben gépesítendő tevékenységegyütteseknek. Célszerű a szerteágazó munkaterületeket - ebből a szempontból - két nagyobb részre bontani, a megoldandó feladatok belső logikája szerint: (1) a könyvtár beszerzési és feldolgozási tevékenységével összefüggő funkciók és (2) az olvasók kiszolgálásával kapcsolatos területek. Végül áttekintjük a fenti területekhez nem egyértelműen köthető, de igen lényeges speciális funkciókat.

2.1 Beszerzés és feldolgozás

2.1.1 Előszerzeményezés

Az egyes szakterületek referensei által beadott rendelési ajánlatok katalógusa, amely a legkülönbözőbb források felhasználásával készül (kiadói, terjesztői katalógusok stb.). Ebből kifolyólag a teljes (ill. az adott könyvtárban használt) adatmodellhez képest szükségképpen csonka. Tehát nagyon sok információt még nem tartalmaz (pl. teljes tárgyszavazás), viszont a beszerzés esetleges további menetére vonatkozó, de a feldolgozásnak a könyv beérkezése utáni periódusában irreleváns információkat tartalmaznia kell (pl. szállító cég, eredeti ár és átszámított stb.). Nyilvánvaló, hogy az itt keletkezett rekordoknak a későbbi munkafázisban könnyen felhasználhatóaknak kell lenniük.

Az ezen a területen igényelt funkciók az adatrögzítés és visszakereshetőség minden lényeges kritériumának meg kell hogy feleljenek, azonkívül ki kell szolgálniok a speciális igényeket. Tehát a dezideráta különböző szintjeit nyilván kell tartania (pl. esetleges beszerzés, várható ajándék stb.), az előszerzeményezési katalógus egészével vagy részeivel könyvelési műveleteket kell tudnia végezni és alkalmasnak kell lennie megrendelések formanyomtatványainak elkészítésére is. Megjegyzendő, hogy ezen a területen kiemelten fontos, hogy a leggyakrabban használt formátumok (pl. MARC, LC stb.) számítógépes letöltésének fogadására is fel kell készíteni az adott szoftvert, hogy a különböző kereskedelmi könyvjegyzékek (pl. Books in Print Plus) adatait fel tudja használni a felhasználó. A vonalkódos kereskedelmi katalógusok terjedése még az ilyen típusú input fogadását is célszerűvé teszi (pl. Livre Disponible).

Célszerű, hogy már ebben az alrendszerben elérhetők legyenek a feldolgozás során is használt segítő funkciók (az a már kész online katalógusból), így pl. szerzői, kiadói ún. authority lista (a könyvtárban már egyszer rögzített helyes névalakok kontrollja), ill. néhány az OPAC szempontjából talán felesleges visszakeresési szempont elérése (ISBN, ISSN stb.).

2.1.2 Beszerzés

Az előzőekben ismertetett munkafolyamat folytatásaként a dezideráta katalógus egyes tételei "élesre váltanak", vagyis a ténylegesen beszerzendő rekordokat leválogatják, a szállító-kereskedő cégek szerint megrendelők készülnek, a program a kívánt összegeket "elő-könyveli" stb.

A következő mozzanat a beérkezés (ill. storno, halasztás stb.) regisztrálása, a tényleges számlázás és könyvelés. S az első mindenfajta kereskedelmi mozzanatot nélkülöző műveletként sor kerül a beérkezett munkák leltározására. Ezen a szinten a deziderátában már részlegesen meglévő adatokat pontosítják ill. az előszerzeményezés nélkül beérkezett munkák adatait rögzítik, majd a leltári információkkal kiegészítik (dátum, forrás, raktári szám stb.), majd a rekord megkapja az irányításra, feldolgozási sebességre stb. vonatkozó kódokat is (raktár, olvasó; gyorsított stb.).

2.1.3 Pénzügyi műveletek

A beszerzési modul egyik legfontosabb és legbonyolultabb eleme a könyvtár rendeléseinek, számláinak ellenőrzését lehetővé tevő programrész. Legjobban úgy lehetne talán jellemezni, hogy akkor jó ezen részmodul megvalósítása, ha az intézmény könyvek és periodikák vásárlásával kapcsolatos összes pénzügytechnikai részletet ellenőrzés alatt tudja tartani. A szabályos könyvelési funkciók mellett tartalmaznia kell az elkülönített pénzalapok (pl. egyes kutatási pénzek) kezelését is. Igen fontos, hogy ez a rész kellő rugalmassága révén idomítható legyen az illető könyvtár gazdasági-pénzügyi szokásaihoz.

2.1.4 Feldolgozás

A munkafolyamat két részre bontható: a művek formai ill. tartalmi feldolgozására. A két fázis együttesen, de nagyobb könyvtárakban teljesen különválasztva is elképzelhető. A beszerzés által rögzített adatok a teljes címleírás szabályai szerint kiegészülnek, majd a tartalmi feldolgozás során az illető könyvtárban használatos információkereső nyelvek szerinti tartalmi feltárásukra is sor kerül (tezaurusz, ETO, tárgyszó/deszkriptor). Természetesen ebben a munkamenetben az online elérhető korábbi információk hasznosulnak, vagyis kiküszöbölődik a duplikált rekordbevitel és ellenőrződnek az illető helyen bevezetett névalakok (authority control).

A teljesen kész rekord letárolása előtt szükséges lehet egy külön korrektúra funkció beépítése.

2.2 Folyóiratok és sorozatok

Bár kétségtelen, hogy a könyvtárak által kezelt anyagoknak fenti két típusa különleges elbánást igényel, az mégis "filozófia kérdése", hogy az általános beszerzési, feldolgozási ill. szolgáltatási menettől mennyire különülnek el.

Célszerűnek az látszik, ha a szerzeményezési és feldolgozási munkalapok speciálisak, maximálisan tekintettel a periodicitásból eredő ún. kardex funkciókra (érkeztetés, hiány, köttetés, körözés stb.), de az online katalógusban való kezelésük nem igényel a felhasználó számára más technikát, csupán az eredményül megkapott formátum tér el ténylegesen a könyveknél megszokottól. Ezért az integrált könyvtári rendszerek döntő többsége az egész műveletsort külön modullal oldja meg.

A sorozatok kezelése szintén elvi döntés kérdése, de a visszakeresés szempontjából az egységes lekérdezési nyelvre és technikára kell törekedni. Ezek a könyvtári egységek az online katalógusban együtt, vagy külön, de megjelennek és visszakereshetők.

2.3 Különgyűjtemények

Minden könyvtárban folyik az általános könyvfeldolgozó tevékenységen túl a különleges típusú dokumentumok feldolgozására irányuló munka is. Ezeket csak akkor érdemes a számítógépesítés szempontjából az állomány szokásos feldolgozási menetétől elválasztani, ha az különleges eljárásokat igényel (eltérő leírási szabvány, periodicitás stb.) vagy ha egészen különleges olvasói igényeket elégítenek ki.

Ettől eltekintve a deziderátánál ill. beszerzésnél mondottak erre az állománytípusra is vonatkoznak. A számítógépes feldolgozás szempontjából nem feltétlen jelentenek különgyűjteményt azok a könyvek pl. amelyek egy tudós hagyatékát jelentik stb., hiszen a visszakeresett rekordban erre elég, ha egy, akár keresőkérdésként is feltehető paraméter megkülönbözteti őket (pl. külön jelzet stb.).

Az hogy ezek a gyűjtemények a visszakeresés szempontjából egy állományként jelentkeznek a felhasználónak, vagy az online katalógus külön menüjéből, praktikus megfontolások kérdése.

A tartalmi vagy formai okok miatt speciális feldolgozást igénylő állományrészek (térképek, grafikák, média-tár stb.) nem föltétlenül kerülnek be az egységes állományba. Más rekordszerkezetük és feltárási módjuk is elkülöníti őket. De ez nem jelenti azt, hogy nem lesznek jelen az online katalógusban. Legfeljebb a visszakereshető tartalmi jegyek jellege lesz más, értelemszerűen.

2.4 OPAC

A szakirodalom szinte egységesen így említi a nyilvános számítógépes könyvtári katalógusokat (Online Public Access Catalog). Ez azt jelenti, hogy a könyvtári és lokális hálózatba (LAN) bekötött terminálokról, valamint valamilyen szintű csomagkapcsolt hálózaton ill. telefonmodem híváson keresztül bárhonnan a könyvtár számítógépen rögzített tényleges állománya a szöveges adatbáziskeresés (logikai operátorok, indexelt mezők stb.) általános szabályai szerint lekérdezhetők, kinyomtathatók ill. letölthetők (downloading).

Maga az OPAC a számítógépesített könyvtár tulajdonképpeni elsődleges megnyilvánulási formája a felhasználó felé, ezért az állomány sokoldalú visszakereshetőségén túl lehetőséget kell adnia ennek a modulnak, más az olvasó számára fontos információk megjelentetésére (ld. Speciális funkciók).

2.4.1 Visszakeresés a katalógusban

A gépesítés sikerének felhasználói megítélése nagyrészt azon múlik, hogy az online katalógus milyen sokoldalúan tárja fel a könyvtár anyagát. Ezt a rekordok igen precíz indexelése biztosítja, ill. az erre épülő különféle visszakeresési lehetőségek. Az indexelésnek legalább 12-16 mezőre ki kell terjednie, s az adatok közötti legkülönfélébb relációkat fel kell tudni használnia. Célszerű, ha első szinten a leggyakoribb keresési eljárásokat tartalmazó, ill. kombináló menü jelentkezik (pl. szerző, cím, címszó stb.), de második szinten - a gyakorlottabb felhasználónak - rendelkezésre áll egy közvetlen ún. parancsnyelvi lekérdezés, ahol az összes indexelt mező a Boole-algebra lehetőségei szerint lekérdezhető. Kívánatos, hogy ez a rész feleljen meg a Common Command Language szabványának.

A hálózatban megjelenő különféle OPAC-megoldásokról külön fejezet található a jegyzetben, így a részleteket ott találja meg az olvasó.

2.5 Kölcsönzés

2.5.1 Kölcsönzési rendszer

Bár sok helyen próbálkoznak az ún. negatív kölcsönzési rendszer üzemeltetésével (amikor is a kölcsönzés során viszik be a minimális adatokat a gépbe), mégis a tulajdonképpeni gépesített kölcsönzésnek alapfeltétele az online katalógus megléte (pozitív rendszer). A program ezen moduljának természetesen alkalmasnak kell lennie egy olvasói állomány kialakítására, amely alkalmanként és rekordonként összekapcsolható a könyvtári rekordokat tartalmazó masterfile-lal. A kapcsolat természetesen bizonyos szinten kölcsönös, hiszen az online katalógus lekérdezésekor megjelenhet a minimális állapot-indikáció is (pl. kölcsönzött, köttetésen, előjegyzésben stb.) Ebből is látszik, hogy a kölcsönzést jelző pointeren túl, itt szükség van a könyv valós fizikai hollétének jelzésére. Természetesen az, hogy az erről szóló információ hol és kinek érhető el, megállapodás ill. display formátum kérdése. A kölcsönzői modulnak ismernie kell a határidőnyilvántartást, hosszabbítást és esetlegesen a felszólító levél írását is el kell látnia, valamint az olvasói nyilvántartásban ismernie kell a különféle olvasói kategóriák definiálhatóságát is (pl. határidők különbözősége egy professzor ill. hallgató számára).

Ma már egy kölcsönzési modul elképzelhetetlen, hogy ne támogassa a vonalkódos kölcsönzés valamilyen módját, mégpedig célszerű, ha ezt aktívan teszi, tehát nem csupán külön rendszer által létrehozott kódokat ismer fel, hanem a kódolást maga is el tudja végezni.

2.5.2 Könyvtárközi kölcsönzés

A könyvtárközi kölcsönzést más filozófia alapján el lehet különíteni a kölcsönzés hagyományos műveleteitől, de ha abból indulunk ki, hogy annak legalábbis egyik fele tkp. a könyvtár állományának speciális szolgáltatása, akkor nyugodtan tehetjük ide. Hiszen a kimenő könyvtárközire vonatkoztatható csaknem minden kölcsönzési művelet (határidő, státusz stb.). A befelé jövő ág persze tartalmazhat speciális funkciókat, hiszen pl. szó lehet a befutó fénymásolati kérelmekkel kapcsolatos pénzügyi természetű folyamatok követéséről is.

Megjegyzendő még, hogy országos könyvtári információs rendszer megléte esetén, szükséges, hogy ez a részprogram együtt tudjon működni a más könyvtárak OPAC-jában történő keresést biztosító modullal, ill. rendelkezzen elektronikus kommunikációs lehetőséggel is (e-mail).

2.6 Speciális funkciók

2.6.1 Karakterkészlet: rendezés és megjelenítés

Szinte természetes, de mégis fontos röviden rögzíteni, hogy egy Magyarországon bevezetett integrált könyvtári rendszernek alku nélkül ki kell szolgálnia a magyar helyesírás szabályai szerinti adatbevitelt, és a legelterjedtebb nyelvek speciális karaktereit úgyszintén. A könyvtári szabványoknak megfelelő rendezési képesség legalább ilyen fontos. Ez utóbbinak kialakítása és/vagy tesztelése különösen nagy körültekintést igénylő feladat az ismeretes hosszú-rövid ékezetek, kettős betűk stb. miatt.

Természetesen a legkülönfélébb display formátumokban ezeket a karakterkészletet meg kell tudni jeleníteni, s a rendszernek e szempontból is, különbséget kell tudni tenni pl. egy helyi grafikus terminál és egy távoli ASCII terminál VT100-as emulációja között. A távoli eléréseknél persze józan kompromisszumokra is szükség lehet, elképzelhető pl. hogy külföldi bekapcsolódás esetén a programnak filtrálnia kell a magyar speciális karaktereket és helyette mellékjeles "átírásban" (pl. ö = o: stb.) vagy a tiszta ASCII első 128 karaktere szerint kell megjeleníteni a képernyőt.

Az ismertetett alapfunkciókon kívül nagyon sok olyan kisebb, de nem kevésbé fontos mozzanata van a könyvtári munkának, amelyeket az intelligens rendszer magába integrál. Ezek annyiban is speciálisak, hogy nem minden könyvtártípus él velük föltétlenül. Itt csak néhány fontosabbat említünk.

2.6.2 Authority állományok

Mint említettük a készülő katalógus a szakreferensi, szerzeményezési ill. feldolgozói munkát is aktívan támogatni tudja. Ennek egyik legfontosabb eleme az ún. authority file ill. az ilyen file-ok rendszere. Az elkészült és ellenőrzött rekordokból készült ismétlődő elemek hivatkozási állománya ez, amely elősegíti az egységes névalakok használatát. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy maga az elkészült katalógus, ill. elkülönített állományrészei külön belső kataszterként működnek (szerzők, kiadók, ISBN stb.). Ennek a modulnak a korrekt kivitelezése a jó rendszer legfőbb jellemzője.

2.6.3 Hozzáférési szintek és megjelenítési formátumok

Nyilvánvaló, hogy akár modulonként is a könyvtári szoftvernek biztosítania kell az állományokhoz való különböző szintű hozzáférést. A kérdés kétfelé bontható, a bevezetőben említett két nagy csoport szerint: (1) valamilyen beavatkozási szint, ill. (2) csak lekérdezési szint.

Mindkét szint tovább tagolódik a munkafolyamatok szerveződése szerint. Ugyanez mondható el a megjelenítési és nyomtatási formátumokról is. Mindkét kérdést a programnak nagy rugalmassággal kezelnie kell, figyelemmel a biztonsági tényezőkre is.

2.6.4 Integrált főmenü, help és az információs felület

A felhasználó számára a könyvtár elektronikusan elérhető lehetőségeit a rendszer főmenüje jeleníti meg. Ennek természetesen legfontosabb része maga a könyvtár könyv- ill. periodika állományaiban való keresést lehetővé tevő menüpont. Fontos azonban, hogy megjeleníthető legyen más, akár nem is az integrált rendszer szerves részét képező adatbázis elérése is. Ide tartozhatnak pl. a speciális gyűjtemények, cikk-katalógusok, de főként egy CD-ROM szerver kezelése ill. elérése. Természetesen az illető adatbázis jogszerű használata érdekében a rendszernek ellenőriznie kell a felhasználói jogosultságot is. Nem szabad, hogy a rendszer számára elvi akadályt jelentsen más külső adatbázisokhoz, OPAC-okhoz való menü-szintű kapcsolódás megvalósításának lehetősége (pl. a tanszéki könyvtárak, a város más könyvtárai stb.).

Legtöbb online katalógus tartalmaz a katalógushoz nem feltétlen szükséges, de az online lekérdezés főmenüjében megjelenő egyéb információs lehetőséget is. Ezt a számítógépek világában jól ismert Intelligent Bulletin Board System (BBS) reprodukálásával lehet elérni. Ez egy mélységében menükkel tagolt információs képernyőhalmaz, amely az adott helyi igények szerint tölthető fel (pl. nyitvatartás, tanrend, könyvtári híradó, menetrend, intézményi telefonkönyv stb.). Az Internet korszakában ezen funkciók egy része úgy valósítható meg legjobban, ha katalógusunkat integráljuk egy gopherbe, vagy WWW-rendszerbe. Így az adott szöveges vagy grafikus információs rendszer "körítheti" a nem közvetlenül az OPAC-ba tartozó ismereteket, és hiperkapcsolatok útján más információkhoz, adott esetben más rendszerekhez is elvezetheti a felhasználót.

Célszerű, ha a könyvtári rendszer különválasztva tudja kezelni a segítségnyújtás több szintjét. Alapszinten elkülöníti a katalógust építő könyvtárosnak nyújtandó help-képernyőket (pl. munkalap-kitöltési útmutató) ill. a katalógust felhasználó olvasónak nyújtott segítő utasításoktól. A gyakorlatban ez utóbbit célszerű két szinten tartani: egy állandóan jelenlévő, minden funkció lehívásakor megjelenő rövid példatár és egy külön lehívható általános, de az éppen használt menüponthoz csatlakozó online help elérése célszerű. Néhány könyvtári integrált rendszer alkalmas a felhasználók üzeneteinek kezelésére is (mail funkció), amelyek vagy a rendszer-üzemeltetőhöz (help desk), vagy egy nyilvános faliújságra kerülnek. Ugyanígy meglévő opció néhol, a lekérdezett állományok e-mail üzenetként való feladatása az olvasó postafiókjába.

A karakterkészlet kapcsán elmondottakhoz itt annyit kell még hozzátenni, hogy a menük és helpek természetesen magyar nyelvűek, de fontos, hogy akár már a belépéskor, akár később, a rendszer-kommunikáció teljesen átváltható legyen legalább angol nyelvűre is.

2.6.5 Automatikus feldolgozási műveletek, adatbiztonság

A könyvtári szoftvernek rendelkeznie kell egy jól kezelhető, flexibilisen alakítható automatizált feldolgozási rendszerrel is. E rendszer fő funkcióit batch-műveletek során látja el.

- update-olja a feldolgozás eredményeként keletkezett ill. javított rekordokat;

- a karbantartási műveleteken túl gondoskodik az adatok megfelelő időközönkénti backupjáról, ill. a visszaállítás lehetőségét biztosítja;

- a beszerzési állományokkal kapcsolatos pénzügyi műveleteket elvégzi;

- elvégzi a könyvtár működésének (állomány-, kölcsönzési és katalógushasználati adatok) sokoldalú statisztikai feldolgozását;

Nagyon fontos, hogy ezek a sokszor hosszadalmas karbantartó műveletek, pontosan szervezhetőek legyenek, s nagy rekordszám esetén se vezessenek a rendszer "leüléséhez".

2.6.6 Manuális műveletek

A könyvtárt kezelő szoftver egyik ritkábban használt, de igen fontos feladata, hogy lehetővé tegye a nagyvolumenü lekérdezéseket, különleges szempont szerinti rendezéseket ill. ezek eredményének nyomtatását és/vagy file formában való megjelenítését. Ezek a műveletek szolgálnak alapul a hálózati könyvtári anyagok fogadására ill. leadására, és a különböző kiadványok elkészítéséhez.

A hagyományos katalógusokról az online-ra történő áttérés időszakában szükséges, hogy egy programmodul megoldja a hagyományos katalógusok számára a katalóguscédulák elkészítését.

2.6.7 Nyomkövetés, naplózás és statisztika

Az igen bonyolult és sokrétű automatizált rendszer működését felügyelő stáb számára a szoftver a könyvtári és számítástechnikai jellegű műveletek nyomkövetésével és naplózásával teszi áttekinthetővé. Ez a funkció segíti a hibafeltáró és elhárító munkákat is.

A korszerű rendszer pontosan nyilvántartja a könyvtárt érdeklő összes statisztikailag fontos műveletet, így bármely időpontban azokról jelentést tud készíteni (report generator). Ez nem csak a pénzügytechnikai részre igaz, hanem ugyanígy a kölcsönzési adatokra, a feldolgozási adatokra és az OPAC helyi és távoli felhasználóinak szokásaira is. E sokrétű statisztikák alapvetően befolyásolhatják aztán a könyvtár gyarapítási politikáját.

2.6.8 Automatikus ellenőrzési funkciók

Számos olyan anomália adódhat a könyvtári munkában, amelynek kiküszöbölése pusztán technikai módon megoldható. Ilyenek azok az automatikus ellenőrzési lehetőségek, amelyek pl. kizárják, hogy az azonos rekord mégegyszer rögzítésre kerüljön, vagy a könyv a könyvtáros tudta nélkül lejárat után is az olvasónál maradjon.

2.6.9 Kommunikáció

A gépesített könyvtár egyik leglátványosabb szolgáltatása, hogy az ott feltárt információ gyakorlatilag bárhonnan elérhető. Ezt a funkciót egy integrált rendszer csak akkor tudja nyújtani, ha felkészítették a lokális hálózaton kívüli online elérésre is. Mivel Magyarországon e tekintetben a változások kellős közepén járunk, fontos, hogy rendszerünk ki tudja szolgálni a különböző információs protokollokon bejelentkező felhasználókat, a szimpla telefonmodemes bejelentkezéstől az X.25-ön át a TCP/IP jellegű kapcsolatig bezárólag. Nagyon lényeges, hogy a távoli elérések száma pontosan definiálható legyen, azok prioritás-rendjével együtt.

A kommunikációs feladatok másik köre a könyvtárból kifelé menő kommunikációt valósítja meg. Erre elsősorban a könyvtárosnak van szüksége. Ide tartozik az online szolgáltatókhoz (pl. Dialog, STN) való kapcsolódás technikai lehetősége, más OPAC-ok elérése, az elektronikus levelezés, ill. az a már említett különféle rendszeren belüli üzenetküldés.

2.6.10 Multimédia

A hazai könyvtárakban még nem igazán a jelen kérdése, de jó, ha rendszerünk nyitott, legalább a továbbfejleszthetőség szintjén a papíralapú információn túlmutató területek felé is. A beszkennelt vagy más módon bevitt szöveges információktól (full-text) egészen a grafikus alkalmazásokig terjedhet a sor. Ez azt jelenti, hogy a korszerű rendszer képes a rekordok mellé illusztrációkat is rendelni vagy akár tisztán képi információkat is katalogizálni. Ma már nem ad abszurdum egy olyan katalógus, amelyben a könyvtár CD-gyűjteménye úgy van feldolgozva, hogy az olvasók megnézhetik a lemezborító grafikáját a képernyőn, s ha kívánják hosszabb-rövidebb zenei mintát is hallgathatnak a lemezről.

2.6.11 Osztott katalógus és közös katalógus

Integrált könyvtári rendszerek fejlődésük csúcsát akkor érik el, ha több egymástól részleteiben különböző könyvtári rendszer összekapcsolásával osztott katalógusként működnek. Ez azt jelenti a felhasználó oldaláról, hogy az online keresést lebonyolító szerver használatakor egyszerre akár fizikailag is több gépen lévő könyvtári állományban kereshet. A könyvtárosi munkafolyamatban még ennél is jóval többről van szó, hiszen az osztott katalógus (shared catalog) lehetővé teszi, hogy a máshol már katalogizált könyv rekordját a saját rendszerbe átemeljük, vagy ha újonnan visszük fel, akkor mások a miénket megtalálják és felhasználhatják. A union catalog ettől kicsit eltérően, pusztán azt jelenti, hogy az együttműködő, nem szükségszerűen azonos alaprendszert használó könyvtárak valamely közösen üzemeltetett gépen közös katalógust (is) építenek, amelybe az adatok bevitelét ill. letöltését szerződéssel szabályozzák egymás között. A korszerű integrált könyvtári rendszer legalábbis nyitott egy ilyen programmodul beépítése irányában.

2.7 Összefoglaló megjegyzések

A modern könyvtári rendszer rugalmasan alakítható, a felhasználó által definiálható funkciókkal fejleszthető, a rendszer szállítója által állandóan korszerűsített integrált rendszer, amely alkalmas a könyvtárban végzett lényeges munkafolyamatok automatizálására és a mindezek következtében létrejövő online katalógus magas szinten való szolgáltatására.

Integráltnak a rendszer akkor tekinthető, ha a fent tárgyalt műveletek és szolgáltatások nagyrészét egymással automatikusan együttműködő programmodulok végzik, az adatok tömeges gépi úton történő kezelésével.

A rendszer nyitottsága ill. felhasználói adaptációk befogadására való képessége az egész rendszernek a helyi viszonyokhoz és igényekhez való alkalmazása miatt kulcsfontosságú, hisz a számítógépes rendszerek legritkább esetben egykorúak az őket megvásárló könyvtárakkal.