Az integrált rendszer felépítése, szerkezete

Az integrált könyvtári rendszerrel szemben támasztott legáltalánosabb követelmény az, hogy alkalmas legyen a könyvtári munkafolyamatok lehető legteljesebb automatizálására. Ezt alapvetően az úgynevezett "mag" adatbázis (a hagyományos cédulakatalógus számítógépes megfelelője); s az azt biztosító adatbáziskezelő biztosítja. Az integrált könyvtári rendszerek adatbáziskezelője általában (a kereskedelmi forgalomban különben is kapható) relációs adatbáziskezelő szoftverek (az Oracle Libraries esetében az Oracle RDBMS, a Voyager esetében az Ingrés RDBMS). Más esetben a könyvtári rendszert kifejlesztő cég saját fejlesztéséről van szó. Például a TINLIB a TINMAN nevű, az Information Management & Engineering angol cég által készített adatbázis kezelő egyik alkalmazása. (Az elnevezést L. Frank Baum Óz, a nagy varázsló című könyvének kedvelt hősétől kölcsönözték: Tinman, azaz Tin Woodman, Bádogember vagy Bádog Favágó. Egyben rövidítés is: a The Information Navigator szavak kezdőbetűiből.) A TIN előtag minden TINMAN alkalmazás nevében szerepel, a LIB szócska természetesen a könyvtári (library) alkalmazásra utal.

Listás keresés a TINLIB-ben

Könyvtári rendszer vásárlásánál mindig a könyvtárnak kell eldöntenie, hogy melyik megoldást részesíti előnyben. Azoknak az intézményeknek, amelyek bonyolult, összetett munkafolyamatok gépesítését szeretnék megoldani, előnyösebb egy olyan rendszer installálása, amelyiket legalább részlegesen paraméterezhetnek, amelynek a konfigurálása és működése nyitottabb. A kisebb, illetve egyszerűen modellezhető könyvtárak számára viszont az a célszerű, ha "kulcsra kész" rendszert vásárolnak, amit a kezdeti installálás után már nem kell paraméterezni, hiszen csak ritkán kell változtatni a működést szabályozó feltételeken. Ez utóbbi könyvtáraknál általában nincs is olyan szakember gárda, amelyik könnyűszerrel el tudná látni a rendszer paramétereinek és az egyes modulok részegységeinek folyamatos és állandó változtatását.

Általánosságban mégis azt mondhatjuk, hogy célszerű olyan rendszert választani, amelynek a nyitottsága az adatbáziskezelő szintjén is megmutatkozik. Ez azt jelenti, hogy a rendszer lényegében hardver független, hordozható: azaz bármilyen szerveren és operációs rendszeren is futtatható. A gyakorlatban ez azért fontos, mert a számítástechnika gyors fejlődése következtében bármelyik rendszer esetében előfordulhat, hogy a fejlesztést végző cég hardvert vált, s a továbbiakban egyik vagy másik felületet nem támogatja, nem fejleszti. Ilyenkor az egyetlen megoldás az, hogy a meglévő rendszerünket az összes adattal együtt be kell tölteni az új hardveren, új operációs rendszeren kifejlesztett változatba. Ez, nagyobb fájdalmak nélkül csak akkor lehetséges, ha az eredeti fejlesztés eleve nyitott volt ebben az értelemben.

Szerencsére ez nem túlságosan gyakori eset, de mindenesetre - éppen az előbb említett fejlődés gyorsasága miatt - biztosan, előre megjósolhatóan bekövetkező eset. Sokkal gyakoribb az operációs rendszer cseréje következtében bekövetkezett verzióváltás. Így feltétlenül ügyeljünk arra, hogy az általunk vásárolt rendszer adatbáziskezelője gond nélkül lefordítható legyen az operációs rendszer újabb verziójának installálása után is. Ez ugyancsak nagy biztonsággal bekövetkezik: a ma egyre jobban terjedő UNIX operációs rendszerek (SunOS, AIX, stb.) éppen nyitottságuk miatt rendkívül bonyolultak, egyre újabb és újabb elemekkel egészülnek ki. Ezek aztán nem teljesen illeszkednek egymásnak, s a fejlesztő rendszeresen elérhetővé tesz újabb és újabb foltozó (patch) programokat is, amelyek a hiányosságokat hívatottak megszüntetni. Egy idő után azonban az operációs rendszer új verziójának elkészítése elkerülhetetlenné válik. Ebben az esetben pedig a futó programokat újra kell fordítani. Ezért fontos, hogy a használt adatbáziskezelő hordozható legyen (fusson az új verzión is) és hogy az adatbáziskezelőre épülő modulok fordítása se jelentsen problémát.

Az integrált rendszerek alacsony (low) szintű nyitottsága azt is jelenti, hogy hozzáférhessünk az adatbáziskezelőhöz az interfészek megkerülésével is. Ez persze a legtöbb esetben a rendszer vásárlója (különösen ha csak alacsony szintű hozzáférést vásárlására volt pénze) számára tiltott tevékenység és szinte soha nem vonatkozik az adatbázis szerkesztésére és módosítására. Ugyanakkor fontos lehet, hogy egyrészt az adatbázisban való visszakereséshez (pl. szabványos SQL nyelven) így is hozzá lehessen férni (hiszen egy WebOPAC kifejlesztése enélkül szinte elképzelhetetlen), másrészt a későbbiekben során szükség lehet az adatbázisból közvetlenül meghívható külső scriptek (valamilyen résztevékenység biztosítására írt programocskák) futtatására is. Még egyszer hangsúlyoznánk, hogy természetesen erre a lehetőségre nem minden könyvtárnak van szüksége, de a lehetőség biztosítása és elérhetősége ebben az esetben is fontos is lehet, a későbbi fejlesztésekre is gondolva.

Az integrált könyvtári rendszerek magja tehát egy adatbáziskezelő rendszer, ami egyrészt az adatok tárolását, elérését és visszakereshetőségét kell hogy biztosítsa, másrészt alkalmasnak kell lennie arra, hogy a különböző könyvtári munkafolyamatok közötti átjárhatóságot és kapcsolatokat lehetővé tegye. A könyvtári munkafolyamatok elérhetőségét a rendszerek nem egyetlen felületen keresztül nyújtják, hanem különböző - az egyes munkafolyamatoknak megfelelő - modulokon keresztül. A modulok közötti kapcsolatot, tehát a könyvtári rendszer integráltságát éppen az általa használt adatbáziskezelő relációs volta biztosítja, biztosíthatja. Ez nagyon leegyszerűsítve azt jelenti, hogy a rendszer az egyes adatelemeket (szerző, cím, kiadó, évszámok, tárgyszavak, stb.) külön-külön táblákban tárolja és ezek között a táblák között létesített kapcsolatok (relációk) segítségével építi fel az egyes rekordokat illetve az ezekre épülő funkciókat.

Az integrált könyvtári rendszerekben ennek megfelelően az alábbi modulokat szinte biztosan megtalálhatjuk:

1. OPAC (Online Public Access Catalogue) azaz keresőmodul

2. Cataloging, azaz a katalogizálás modulja

3. Acquisition, azaz a gyarapítási modul

4. Circulation, azaz a kölcsönzési modul

5. Serial, azaz az időszaki kiadványok kezelésére alkalmas modul

Tekintettel arra, hogy ezek a fogalmak nem teljesen azonosak azzal, amit az egyes könyvtárakban értenek rajta, így megkíséreljük röviden (a későbbi fejezetekben mindegyikről lesz szó részletesen is) meghatározni az egyes modulok jelentését. Természetesen a rendszerek installálásánál mindig van lehetőség arra is, hogy bizonyos határokon belül az egyes modulok használatát az adott könyvtár hagyományaihoz, szokásaihoz igazítsák. Ugyanakkor azt sem szabad elfelejteni, hogy a könyvtári munkafolyamatok automatizálása soha nem a kézzel végzett munkafolyamotok egyszerű számítógépesítését jelenti, hanem azok racionalizálását és új alapokra való helyezését is, éppen a rendszer lehetőségeinek minél alaposabb kihasználása érdekében. Lássuk hát az egyes modulok rövid magyarázatát.

Online katalógus

Az OPAC modul az integrált rendszereknek az a felülete, amelyet (mind az olvasók, mind a könyvtárosok) az adatbázisban tárolt bibliográfiai és példányinformációk visszakeresése és megjelenítésére használnak. Ez a modul nem feltétlenül azonos azzal a felülettel, amit az hálózaton (X.25, dial-up, Internet) keresztül a könyvtárba bejelentkező felhasználók látnak. Az OPAC modul a kezdő felhasználók számára általában biztosít egy menüvezérelt, de lassabb és a haladó felhasználók számára egy parancsmódú, de gyorsabb visszakeresési lehetőséget is. A visszakeresés mindig a rendszer által biztosított indexek segítségével lehetséges: ez az általános igényeknek megfelelően szerző, szerző és cím, cím egy szava, tárgyszó szerinti visszakeresést jelent, de kiegészülhet egyéb elemek visszakereshetőségével is (pl. megjelenés dátuma, a dokumentum nyelve, típusa, ISBN-szám). A keresés történhet direkt módon: ilyenkor egy vagy több index elemeinek közvetlen visszakeresése történik (pl. pontosan tudjuk, hogy Jókai Mór Aranyember című regényét keressük). Történhet böngészés segítségével is: ilyenkor nem tudjuk pontosan, hogy mire keresünk, bizonytalanok vagyunk a szerző nevében vagy a használni kívánt tárgyszó megfogalmazásában. Ebben az esetben fellapozzuk valamelyik indexet egy megadott helyen és ott addig lapozgatunk, böngésszünk, amíg eredményre nem jutunk.

AZ OPAC modul általában közvetlenül alkalmas az adott bibliográfiai leíráshoz tartozó példányadatok megjelenítésére is: megnézhetjük, hogy egy dokumentumból (általában könyvről van szó) hány darab található a könyvtárban, ezek közül melyik kölcsönözhető, melyik van kölcsön, melyik veszett el, stb. Egyes rendszereknél az OPAC modulban van lehetőség arra is, hogy az adott könyvtárba beiratkozott olvasók egy-egy példányt előjegyezzenek, kölcsönzésüket meghosszabbítsák.

A bibliográfiai adatok megjelenítése többféle formátumban történhet: általában találunk egy rövid megjelenítés formátumot (egyetlen sor minden tételhez, a legfontosabb adatokkal: szerző, cím eleje, kiadási dátum); egy olyan formátumot, ami a leginkább megfelel a könyvtári katalógusok céduláin megszokott formátumnak; részletes formátumot, amikor egy adott mű minden adatát megjeleníthetjük (ez sokszor megfelel a MARC formátumnak).

Katalogizálás

A katalogizálási modul a könyvtár által feldolgozott dokumentumok adatainak a bevitelére és általános kezelésére szolgál. Lényegében ez a rendszerek alapvető modulja, hiszen itt történik a magadatbázis feltöltése és karbantartása. Nem véletlen, hogy a legtöbb teljesen automatizált könyvtárban nem a beszerzési, hanem a katalogizálási modul biztosítja a munkafolyamatok első fázisát. Az adatok bevitele általában kétféle módon történik: vagy közvetlenül, egy beviteli űrlap segítségével, vagy az adatoknak külső forrásból történő betöltésével, importálásával (nemzeti bibliográfia floppyról, bibliográfiai CD-ROM-okról, stb.) Utóbbi esetben a könyvtárosnak nincs más dolga, mint a bibliográfiai leíráshoz csatolni a példány információkat. A beviteli formátum általában meg kell hogy feleljen valamelyik nemzetközi vagy nemzeti csereformátum követelményeinek (UNIMARC, USMARC, HUNMARC, stb.)

A különböző dokumentum típusokhoz különböző beviteli űrlapok tartoznak, ezek használata nagymértékben megkönnyíti a bibliográfiai leírást. Külön beviteli űrlap rendelhető a könyvekhez, a folyóiratokhoz, térképekhez, hangzó anyagokhoz, zenei anyagokhoz, stb. Ebben a modulban történik a tartalmi feltárás, bár nem feltétlenül ugyanannak a munkafázisnak a keretében. A tartalmi feltárás lehetséges tárgyszó, szakjelzet adásával, (akár többfélét is lehet használni) illetve tezaurusz építésével.

Az adatbevitel fontos kiegészítője lehet az egységesített adatbevitelt elősegítő ellenőrző program, az authority control működtetése. Ennek segítségével ellenőrizhetjük, hogy a nevek, a tárgyszavak, a címek, stb. indexébe csak egységes alakok kerülhessenek be. Ezek a besorolási adatok a rendszer bizonyos pontján külön is kezelhetők, megtekinthetők és általában lehetőség van globális módosításukra is.

Gyarapítás

A könyvtári rendszerek e modulja lehetővé teszi a beszerzési folyamatok (megrendelés, a megrendelés követése, a beérkezés, a számlák kezelése, költségkeretek figyelése) gyors és hatékony kezelését és ellenőrzését. Az itt bevitt adatokat a katalogizálási modul képes átvenni, megjeleníteni és felhasználhatóvá tenni. Így elkerülhető az adatok többszöri bevitele. A modul segítségével elkülönítve lehet kezelni a különböző pénzforrásokat, követni lehet az árfolyamváltozásokat, önálló költségkerettel rendelkező egységek gyarapítása is definiálható. a modulban a következő adatokat és munkafolyamatokat kezelhetjük:

Szállítók - A szállítói adatok karbantartása a beszerzési rendszer szerves része, az adatok javítása, új adatok bevitel itt történik; a bevitt adatok a beszerzési modul más részein felhasználhatók, átemelhetők.

Megrendelések - Az előszerzeményezés, a dezideráta adatok nyilvántartása, a megrendelési típusok kezelése és maga a megrendelés is itt történik.

A szállítások nyilvántartása - A rendszerek nyilvántartják a teljes és a részleges szállításokat, a szükséges reklamációt előkészítik, a beérkezett példányok leltárba vételét biztosítják.

Költségvetési keretek - Különböző költségkeretek, éves beszerzési keretek kezelése a rendszer összetettségének függvényében. A számlák kifizetésének ellenőrzése, a számlák összesítése és az adott költségvetési keretből való levonása akár teljesen automatizálható. Az egyszerűbb rendszerek általában csak azoknak az intézményeknek a költségvetését képesek hatékonyan kezelni, amelyeknél nem különítenek el többféle költségvetési keretet, vagy csak alacsony számban.

Előfizetések - Az előfizetési adatok tartalmazzák az előfizetés és a megújítás dátumát, ellenőrzik a pénzügyi fedezetet, képesnek kell lennie megkülönböztetni egymástól a pénzügyi és az előfizetési évet.

Listák készítése - A modul képes különböző listák készítésére a bevitt adatok alapján, különféle szempontok alapján.

Nemzetközi csere - A nemzetközi cseréhez szükséges adatok, címjegyzékek kezelése.

Folyóiratok kezelése

Az időszaki kiadványok olyan speciális kezelést igényelnek, hogy ezek kezelésére az integrált könyvtári rendszerek külön modult biztosítanak. Ugyanakkor az időszaki kiadványok bibliográfiai adatainak a felvétele a legtöbbször nem itt történik, hanem a katalogizáló modulban: úgynevezett nyitott címleírással (a könyvtárba kerülő lezárt kötetek felsorolásával, a hiányokkal együtt). A folyóiratkezelés az alábbi munkafolyamatokat fedi le:

Megjelenési gyakoriság definiálása: itt kezeljük mind a rendszeres, mind a rendszertelen megjelenésű folyóiratok periodicitási adatait.

Folyóiratok példányainak, az egyes számoknak, füzeteknek supplementumoknak a katalogizálása: ezek a folyóiratokra jellemző speciális adatok kezelésére szolgálnak. (Egyes rendszerek ezt is a katalogizáló modulban végzik.)

Folyóiratrendelés.

Folyóiratok érkeztetése: a füzetek, az egyes számok érkeztetésére szolgál, ellenőrzi a hiányzó számokat, a késesek kezelésére is alkalmas.

Kereszthivatkozások: tekintettel arra, hogy a periodikák adatai (címektől egészen a kiadóig) igen gyakran változnak, itt szükség van ezek kezelésére, az összetartozó adatsorok nyilvántartására és visszakereshetővé ételére.

Köröztetési listák: az intézményen belül köröztetett példányok nyomon követésére szolgál.

A füzetek kötetbe kötése: az egy kötetbe kerülő füzetek definiálása, hiányok nyilvántartása.

Kölcsönzés

A kölcsönzés modul definiálása, adatokkal való feltöltése rendkívül bonyolult, összetett, viszont a gondos előkészítés után magának a modulnak a működtetése rendkívül egyszerű feladat. A modul kulcsa a könyvtárban található példányok vonalkóddal való ellátása: ez biztosítja a példányok adatainak az összekapcsolását az olvasók vonalkódjával. Mind a kölcsönzésnél, mind a visszavételnél ezekre a vonalkódokra való hivatkozással végezzük el a munkafolyamatokat. A kölcsönzői modul alkalmas az összes kölcsönzői munkafolyamat kezelésére: kiadás, visszavétel, hosszabbítás és előjegyzés, valamint a kölcsönzéssel összefüggő pénzügyi manőverek (beiratkozási díj, büntetések) kezelése.

A modul egyik legfontosabb része az olvasói adatbázis, ennek adatokkal való feltöltése, karbantartása egyike a legfontosabb műveleteknek. Az olvasókról a triviális adatok (név, állandó és ideiglenes lakcím foglalkozás, stb.) mellett sok rendszerben egészen különleges információk is felvehetők: érdeklődési kör vagy más szempontok alapján olvasói csoportokat is kialakíthatunk. A könyvtárhasználóról gyakorlatilag minden adat nyomon követhető az utolsó kölcsönzés dátumától egészen a korábbi és a fennálló tartozások listájáig. Több rendszer itt teszi elérhetővé a személyre szóló irodalomfigyelés (SDI) kialakítását is.

Az olvasók típusait, hasonlóképpen a dokumentumok és a kölcsönzési műveletek típusaihoz, a rendszer installálásakor kell definiálni. Az így keletkezett mátrix biztosítja a rendszer gyors és pontos működtetését. El kell döntenünk, hogy milyen típusú olvasó kölcsönözhet, hosszabbíthat, tehet előjegyzéseket és hányszor, s azt is előre kell tudnunk, hogy az egyes dokumentumtípusok kölcsönözhetők lesznek, ha igen, mennyi időre, stb.

Ha az olvasó olyan művet akar kikölcsönözni, amely még nem szerepel a számítógépes katalógusban, akkor ebben a modulban van rá mód, hogy egy gyors adatfelvétel után az illető mű részt vehessen a számítógépes kölcsönzésben.

Kiegészítő modulok/részek

Természetesen arra a globális feladatra, amit egy könyvtár összes munkafolyamatának automatizálása jelent, egyetlen szoftver sincs felkészítve. Ezért igen változatos mértékben különböző kiegészítő modulokat és opciókat is találhatunk, a rendszer bonyolultságával és felkészítettségével összhangban.

Ezek általában a következők:

Multimédia OPAC: ezzel lehetőség van a bibliográfiai leírásokhoz kapcsolódó nem szöveges információ megjelenítésére is: hangzó anyagok, képek, mozgóképek; sőt, az újabb fejlesztések nyomán ezen a felületen keresztül lehetséges az Interneten található bármilyen típusú adat elérése is (http, gopher, telnet, ftp).

Rendszer adminisztráció: ez a modul biztosítja az integrált könyvtári rendszer teljes körű paraméterezését, a konfiguráció teljessé tételét, a könyvtári felhasználók jogosultságának definiálását.

Könyvtárközi kölcsönzés: nem feltétlenül külön modulban találunk rá, egyes rendszerek a legváltozatosabb helyeken tehetik elérhető ezt munkafolyamatot.

Adminisztrációs modul: a rendszer működésének nyomon követése, különböző listák és statisztikai táblázatok készítésére alkalmas.

CD-ROM hozzáférés: egyes rendszerekben a katalogizálás meggyorsítása érdekében elérhetővé tettek CD-ROM-ok kezelésre alkalmas gateway megoldásokat.

ASCII-terminál: ezt a felületet a távoli felhasználók gyors és hatékony kiszolgálására (adatok CCL visszakeresése, egyszerű megjelenítések) fejlesztették ki egyes rendszereknél.

Itt kell megemlítenünk a union catalog problémáját is. Nagyon sok könyvtári rendszert nem egy könyvtár vásárol meg, hanem több kisebb vagy különböző nagyságú könyvtárak szövetsége. Ebben az esetben szükségessé válhat egy közös katalógus kialakítása is, sőt ezzel párhuzamosa az osztott katalogizálás biztosítása. Ebben az esetben, általában egy külön szerveren, létrehoznak egy olyan adatbázist, amelyben a tagkönyvtárak állománya egyszerre lekereshetővé válik. Ez nem az egyes könyvtárakban épített egyes katalógusok egyszerű összemásolását jelenti, hanem egy értelmes algoritmus alapján egy magasabb szintű adatbázis felépítését. Ez az algoritmus biztosítja, hogy a közös katalógusban már megtalálható bibliográfiai leírás nem duplikálódik, csak egy újabb példányinformációval egészül ki. Fejlettebb fokon a példány státuszára vonatkozó információs (kölcsönözhető, helyben olvasható, stb.) is megjeleníthető. Ez a közös katalógus alkalmas lehet osztott katalogizálásra is, legalábbis egyszerűbb formában: az egyes tagkönyvtárak a közös katalógusban talált bibliográfiai leírást a saját katalógusukba átemelhetik.