Beszerzési (állománygyarapítási) modul

A beszerzéssel kapcsolatos adatokat az integrált könyvtári rendszerek általában külön rekordokban illetve külön rekordok (relációkkal összekötött) rendszerében tárolják, s ugyanakkor ezeket az adatokat hozzáférhető teszik a rendszer más, elsősorban a katalogizálással összefüggő moduljai számára is. Az állománybeszerzés folyamán létrehozott fő adatok mindig kapcsolódnak egy adott bibliográfiai rekordhoz, hasonlóan a példányinformációk tárolásához.

A beszerzési modul egyik ablakának részlete a VOYAGER-ben (JATE)

A beszerzés fő adatai és a rendszer egyéb adategységei között kötelező vagy kötelezően ajánlott kapcsolat van.

A beszerzés fő adatait az egyes rendszerek eltérő módon kezelik: leggyakoribb a külön rekordban való tárolás és az ennek alapján történő kapcsolatteremtés vagy visszakeresés. A fő beszerzési adategység a mű beszerzésének összes adatát tartalmazza és a gyarapítás egyéb egységeihez, a példányra vonatkozó összes információhoz ezeken az adatokon keresztül kapcsolódhatunk. Ezeket az adatokat általában akkor is fel kell venni, ha a művet nem rendeléssel vagy vásárlássál szerzik be, hanem köteles példányként, ajándékként vagy csere útján. E módszerrel válik lehetségessé, hogy a beszerzés minden részletéről a rendszer más pontjain is információkat nyerhessünk és a későbbiek során a beszerzési folyamatokról naprakész statisztikákat készíthessünk. A beszerzés információk általában a következő adatokat foglalják magukban:

- a rendelés típusa (egyedi vagy standing order rendelés, illetve periodika előfizetése);
- a beszerzés módja (vétel, ajándék, csere, köteles példány, egyéb);
- az előszerzeményezési adatok forrása (annak a forrásának a megnevezése, ahonnan az adatok származnak);
- a művet azonosító adatok (szerző, cím, stb.);
- a rendelt példányok száma;
- ISBN-szám (szükség esetén az ISSN-szám);
- költségvetési keret(ek) azaz azoknak a költségvetési kereteknek a kódjai, amelyeket a példányok vételével megterhelünk;
- a költségvetés ellenőrzési adatai (a költségvetés érvényességének ellenőrzése);
- rendelési adatok (a rendelés azonosítására szolgáló adatok, a rendeléssel kapcsolatos dátumok, a rendelést tartalmazó levelek adatai, stb.);
- a mű típusával kapcsolatos tartalmi adatok (általában statisztikák készítésére használják);
- a szállítóval kapcsolatos adatok;
- pénzügyi műveletekre vonatkozó adatok (pénznem, szállítási és egyéb költségek, kedvezmények, stb.);
- az adott példány irányítási adatai (rendeltetési hely, stb.).

A beszerzési adatokhoz kapcsolódó (a beszerzés fő adatait adó) részegységek a következők:

Dezideráta adatok vagy előzetes bibliográfiai adatok. A rendszer akkor működik jól, ha lehetőség van a szakreferensek vagy a beszerző könyvtárosok (sőt egyes esetekben ez a kör kiterjeszthető az olvasókra is) által beszerzésre javasolt dokumentumok előzetes adatainak (szerző, cím, kiadási adatok, ár, stb.) a rendszerbe való bevitelére és ezek az adatok a rendszer más pontjain is felhasználhatók lesznek. Fontos, hogy ezeket az előszerzeményezési adatokat a beszerzést végző könyvtárosok kiegészíthessék a deziderálás technikai adataival is (beszerzési minősítés, példányszám, a szakreferens neve, stb.). Ezeknek az adatoknak a felvétele általában független a beszerzés módjától és a beszerzés során alkalmazott rendelési és pénzügyi eljárástól.

A későbbiek során, amennyiben az adott dokumentum beszerzésre kerül, az így bevitt adatokat egyrészt a beszerzést, leltározást végző könyvtárosok, másrészt a katalogizálást és a tartalmi feldolgozást végző könyvtárosok kijavítják illetve kiegészítik.

A dezideráta adatai ugyanakkor egyszerűsített adatok, az itt alkalmazott leírás szabályai általában sokkal egyszerűbbek, mint a bibliográfiai leírás során. Egy példa az egyszerűsített adatbevitelre: a katalogizálás során a könyvtáros megkülönbözteti a mű szerzőjét természetes személy, testület és rendezvény (mint időleges testület) szerint, valamint aszerint is, hogy a szerzővel (a besorolási szabvány előírásai szerint) fő- vagy melléktételt kell-e készíteni. A deziderálási adatok felvételekor ilyen különbségeket nem kell tenni.

Nagyon fontos, hogy a deziderálási adatok, amennyiben az illető dokumentum megrendelésre kerül, elérhetők legyenek az OPAC modulban is, "megrendelve" státusz megjelöléssel.

Érkeztetési adatok. Általában azokat az adatokat dolgozzuk itt fel, amelyek a szállítóval való kommunikációhoz kapcsolódnak: például a rendelés nem teljesítésére vonatkozó adatok (késedelmes szállítás jelzése, a rendelés törlése, a rendelés teljesítéséhez további adatok kérése, stb.). Másfelől a rendelt mű beérkezése után rögzíteni kell a példányszámot (összevetve a rendelt példányszámmal), a postázás és a beérkezés keltét, a rendelés teljességét és más hasonló adatokat. Végül: ezen az adatcsoporton belül adhatjuk meg a szállítónak szóló válaszlevél illetve a könyvet kisérő jegyzék nyomtatásához szükséges adatokat is.

A példányhoz kapcsolódó adatok. Ebben az adatcsoportban olyan adatokat dolgozunk fel, amelyek a rendelt mű (illetve kötet) egy példányára vonatkoznak (azaz ezeket az adatokat annyiszor kell felvenni, ahány példány a könyvtár állományába kerül). Ide tartozik a kötetjelzés, amennyiben a mű többkötetes; az azonosító vonalkód (ez megegyezhet a leltári számmal; a helyrajzi számmal, de lehet teljesen független is ezektől); amennyiben az azonosító vonalkód nem egyezik meg valamilyen más adattal, akkor itt adjuk meg a leltári számot illetve a helyrajzi számot is (ez utóbbi a példány elhelyezési kódja: raktárba, olvasóterembe, referensz állományba vagy valamelyik munkaszobába kerül, esetleg valamely tagkönyvtárba kerülést is így adhatjuk meg). Itt adjuk meg a példány kölcsönözhetőségére vonatkozó adatokat is: milyen kölcsönzési típusba kerül, milyen dokumentumtípushoz tartozó kódot adunk neki, de itt adhatjuk meg az őrzési időt (pl. köteles példányok esetében), a csoportos leltári számot. Ebbe az adatcsoportba tartozik a számlaszám, az egyedi ár (legtöbbször forintban megadott) összege. Nagyon fontos jellemzője ennek az adatcsoportnak, hogy ezek az adatok végleges adatok, amelyeket a rendszer más pontjain már nem lehet módosítani, sőt szigorúan tilos is a módosításuk.

Számlázással kapcsolatos adatok. Ebbe a csoportba kétféle adatok kerülhetnek: egyrészt egy összegző, összefoglaló adatcsoport, amely a számlák összefoglaló adatait tartalmazza, másrészt annyi tételszámlarekordnak (vagy más hasonló egységnek) is kell készülnie, ahány tétel szerepel az adott számlán. Ez a fajta számítógépes feldolgozás adja meg a lehetőséget arra, hogy az egy szállítótól egyszerre érkező és egy számlán érkező rendeléseket azonosíthassuk és együtt tudjuk kezelni (azaz pl. az adatokat megjeleníteni, ellenőrizni, stb.), valamint ezzel egyidőben vagy egy számla, vagy több számla adataival egyszerre dolgozhassunk. Általában lehetséges az is, hogy az egy számlához tartozó adatokat ugyanazon a képernyőn kezelhessük, mint az adott tételhez tartozó számlaadatokat. így könnyen ellenőrizhető a számla feldolgozásának teljessége és pontossága.

Ehhez az adatcsoporthoz kapcsolódnak a megterhelt költségvetés felhasználási adatai, azaz a tételszámla adatokban lévő ár aktualizálhatja ezeket a rendelési tételhez tartozó ténylegesen számlázott árral.

Ezeknek az adatoknak a kitöltése minden olyan esetben kötelező, amikor a beszerzés olyan módon történik, hogy annak pénzügyi vonzata van (azaz rendelés vagy egyedi vétel esetén).

A szállítóval kapcsolatos adatok. Ez az adatcsoport tartalmazza a szállítókra vonatkozó azon adatokat, amelyek a rendelés végrehajtásához szükségesek (általában összefoglaló néven szállítóknak nevezzük a hazai és külföldi szállítókat, kereskedőket; sokszor az állandó cserepartnereket és ajándékozókat, köteles példányt küldőket, stb.). Ezeket az adatokat tulajdonképpen minden olyan szervezetről fel kell venni, amelyektől állományba veendő dokumentum érkezik az adott könyvtárba.

Az adatcsoport főbb adatai, amelyeket általában fel szoktak venni, a következők: a szállító azonosítója, neve és címe; az ügyintéző neve; a székhely országa; a szállított dokumentumok típusa; az állandó engedmény vagy felár; a szállítás módjai és az egyes szállítási módokhoz tartozó várható szállítási idő (ez feltétlenül szükséges a késedelmes szállítások kiszámításához és a reklamálás elindításához); a levelezés nyelve; a fizetés lehetséges valutái; a szállító bankszámlája és általában a szállító elérésének adatai illetve a szállítással kapcsolatos egyéb megjegyzések.

A szállító címadatai a szokványos adatokon kívül (levelezési cím, fax és telefonszám, elektronikus levelezés címe) külön tartalmazhatják a reklamálási, a rendelési és egyéb kapcsolattartás adatait is.

A költségvetési adatok csoportja. Ebben az adatcsoportban a könyvtár (illetve könyvtári hálózat esetén a központi könyvtár és a tagkönyvtárak) rendelkezésére álló, meghatározott forrású vagy felhasználási célú állománygyarapítási keretnek és felhasználásnak az adatait adjuk meg. A költségvetési keretekről még a rendszer elindulása előtt el kell készíteni a megfelelő adatfile-okat, amelyek száma a későbbiek során legalább költségvetési évekként bővíthetőnek kell lennie. A rendszerek a költségvetési adatok hatékony kezelése érdekében általában a nem vétel vagy rendelés útján beszerzett (azaz cseréből, köteles példány szolgáltatásból, stb. érkező) művek esetében fiktív költségvetési keretet alkalmaz. A rendszerek a legtöbbször lehetőséget adnak arra is, hogy egy rendelés két vagy több költségvetési keretet terhelhessen, a felhasználó által meghatározott arányban (akár áthúzódó rendelésként is).

A költségvetési keretek pénzügyi adatait a rendszer a valóságos állapotnak megfelelően kell hogy aktualizálja és így egy rendelési rekord behívásakor a következő adatoknak kell megjelenniük:

- a költségvetés teljes összege;
- az adott költségvetésre terhelt rendelések összege (a beszerzési adatcsoportból);
- a beérkezett, feldolgozott, de még ki nem fizetett számlák összege (a lezáratlan tételszámlák adatai alapján);
- a kifizetett számlák összege (a már lezárt számlák adatai alapján);
- a még felhasználható költségvetési keretösszeg (azaz az első összegből levont második, harmadik és negyedik összeg utáni maradvány);
- az aktuális (a kifizetések utáni) költségvetési összeg (azaz az első összegből kivont negyedik összeg utáni maradvány).

A legtöbb rendszer a költségvetési keretek számításánál képes arra, hogy a különböző pénznemekben megadott összegeket átszámítsa forint összegre (ehhez természetesen az átváltási táblázatok folyamatos karbantartása is szükséges).

Természetesen a fenti adatcsoportok tartalma a részletekben eltérő lehet az egyes rendszerek illetve az egyes könyvtárak tapasztalatai alapján eszközölt változtatások és tényleges beszerzési politikája szerint.

Konfigurációs adatok

A továbbiakban vegyük sorra a beszerzési modul installálásakor szükséges adatok, paraméterek és táblázatok konfigurálási adatait.

A külföldi fizetőeszközök táblázata feltétlenül szükséges a forintban kiszámított rész- és totális összegek kiszámításához. Ehhez a következő paramétereket kell tudnia kezelni a rendszernek:

Legalább 10 különféle fizetőeszköz táblázata (a devizák közötti keresztárfolyamokkal együtt);

A naprakésszé tétel táblákban történjen (a bevitel és az update-olás is gyorsabb és pontosabb);

Szükséges, hogy az új átváltási árfolyamok könnyebb bevihetők legyenek (infláció, leértékelés stb.), akár on-line módon is;

Jó, ha van lehetőség a jelen költségvetési kötelezettségek és kifizetések megjelenítésére a retrospektív beadott átváltási árfolyamok alapján (a valutaszorzók éves átlagszámát képes legyen több évre visszamenően megőrizni és felhasználni): ennek alapján követhető a könyvtár költségvetése több évre visszamenően is, valamint a régebbi (antikvár) anyag beszerzését is követhetjük a beszerzési modulból is;

Ha a pénznem megjelölése és az összeg rendelési formában jelenik meg, a rendszer automatikusan számítsa azt át a "helyi" vagy az "alap" pénznemként megadott pénzegységre;

eredeti ár és forint ár külön mezőben vagy almezőben való tárolása lehessen az alapja az eredeti ár és a forint ár alapú elszámoláshoz.

Költségvetési keretek adatcsoportja: az adott könyvtár (illetve tagkönyvtárai) által felhasznált illetve csak kezelt összes költségvetési keret ide értődik.

A rendelkezésre álló költségvetési keretek (tagkönyvtárak költségvetése külön is követhető kell hogy legyen) típusai, azaz lekötött, le nem kötött, elköltött, évekre visszamenőleg tárolhatók legyenek különböző költségvetési források szerint, és ezek a költségvetési források külön kóddal legyenek megkülönböztethetők;

Ha egy keret megrendelésekre van felállítva, a becsült ár a keretösszegből vonódjon le (jelölhető legyen az eredeti ár és a becsült ár különbsége mind az eredeti valutában, mind a közvetítő cég valutájában, mind forintban);

A költségvetési elszámolás legyen dinamikus, és a becsült árak vagy a számlák bármely változásai azonnal tükröződjenek a költségvetési keretben maradó összegben;

Legyen szabadon értelmezhető (természetesen a pénzügyi szabályoknak megfelelő) lehetőség a költségvetési keret megnyitására, update-jére, és a felhasználó számára legyen lehetőség a költségvetés érvényességi idejének kijelölésére is;

A költségvetés aktív, inaktív volta legyen jelezhető;

Az update-olt költségvetésnek a keret jelen helyzetét kell mutatnia, beleértve a terheléseket, a számlákat és az aktuális kifizetéseket (az engedményeket lehessen kiadóhoz, illetve szállítóhoz kötve tárolni);

A költségvetési kimutatásnak az aktuális összegeket és százalékokat kell megadnia;

A rendszernek legalább n (a könyvtár jellegétől függő) csoport kijelölését kell lehetővé tennie minden egyes költségvetési keret esetében, ezek a csoportok statisztikai és beszámolási célokat szolgálnak;

A regisztrált keretek listájával együtt kell megjelenni a különböző keretekre terhelt és fennmaradó összegek kijelzésének (forintban, eredeti valutában és a szállító valutájában);

A keretlisták alapján legyen lehetőség részletes adatok kinyerésére, így pl. az éves könyv, folyóirat stb. beszerzések összege legyen kijelezhető. Ennek megfelelően szükséges a szakreferensi (szakterületi) keretek naprakész követése; legyen lehetőség új költségvetés megnyitására, a folyó év ismeretes adatai alapján; a régi költségvetés legyen átvihető egy megőrzendő file-ba (a költségadminisztráció az adatkezelő saját kódjával történjen; oktatási és tudományos anyag vételére fordított keret megkülönböztethetőségének lehetősége);

Érvényesüljön a árak többszörös struktúrája: becsült ár, eredeti ár, tényleges ár (+szállítás ára), valamint ezek a kiadó valutájában, a szállító valutájában és forintban.

Szállítók (könyvesboltok, könyvtárellátó, külföldi szállítók stb.) adatcsoportja.

Szabadon definiálható és módosítható "szállító file" legyen a beszerzési modul része;

Egy szállító bevitelekor a név, cím és az alapadatok (a levelezés nyelve, szállítási késedelem, szállítási feltételek, érvényes árfolyamok, a beszerzés típusa: vétel, ajándék, csere, kötelespéldány) bevitelére legyen lehetőség;

A szállítók fő adatai a megrendelésre vagy számlára másolandók legyenek (szállító cég minősítése az eredeti és a tényleges ár közötti különbséggel);

A szállítók betűrendes listában, nevük alapján rendezve szerepeljenek: a kereskedelmi szállítók külön nyilvántartásban, mások csoportokként (pl. csere, ajándékozó, stb.); minden szállító a saját kódjával legyen nyilvántartva minden egyes tranzakciónál;

Legyen lehetőség a listából egy adott szállítót (a hozzá tartozó adatokkal együtt) behívni, tanulmányozás vagy korrigálás céljából;

Legyen lehetőség a szállító törlésére a hozzátartozó adatok elvesztése nélkül;

Legyen lehetőség a szállítóknál a normál vagy sürgős határidőre történt beállítás alapján adatokat kigyűjteni reklamáció céljából.

Megrendelések

A megrendelések rövidített formában és részletes formában is legyenek bevihetők illetve visszakereshetők (a legtöbb rendszer képes arra, hogy a bevitt adatokat a teljes forma mellett egy rövidített leírási formátumban is tárolja: ez ugyan lassítja az adatbevitelt, de gyorsítja a különböző modulokban, pl. beszerzési, kölcsönzési modul, a visszakeresést);

A rendszerek általában lehetőséget biztosítanak a rendelések következő formáinak regisztrálására: egyedi rendelések, standing order, előfizetések, hazai és külföldi rendelések (standing order és a kontinuáció, pl. többkötetes lexikonok, enciklopédiák, életrajzi és egyéb egynyelvű szótárak, megkülönböztetése itt szükséges lehet, mivel az előfizetés csak a számla állapotára utal);

Alapvető követelmény, hogy itt legyen lehetőség a beszerzés különféle típusainak nyilvántartására (ajándék, vétel, csere, kötelespéldány) és ezek összeköthetők legyenek a további példányok rendelésénél. Ez az információ statisztika és beszámoló céljára is kellhet. Ugyanakkor szükséges, hogy pl. folyóiratok esetében többéves előfizetések; antikvár folyóiratok vagy könyv rendelésének jelölésére is legyen lehetőség;

Legyen lehetőség a rendelési file-ból a költségvetési listákhoz való bejutásra, a rendelés és a költségvetési keret közötti automatikus kapcsolatra;

Bármely rendelés nyilvántartására több (legalább három) költségvetési keret megadására legyen lehetőség;

Ezen a ponton legyen lehetőség megrendelőkre bontva (tanszék, szakreferens, oktató) csoportosítani a rendeléseket a rendelés eredményességének többféle szempontjából is (el nem küldött, elküldött, beérkezett);

Több adat csoportosításának a lehetősége ugyancsak fontos szempont: bármely adathoz lehessen rendelni az összes többit: pl. példányszám szerint, szállító szerint, megrendelő szerint, fizetési forrás szerint; jó, ha a rendszer képes arra, hogy a táblázatból egy keresett tételt kiemelve annak minden összetevőjét meg tudja adni (tanszék, telephely, dokumentum cím, kötet, ár, stb.);

Fontos szempont, bár legtöbbször nehezen kivitelezhető, hogy legalább három évre visszamenőleg legyen lehetőség a rendelés dátumára is adatokat kigyűjteni, különös tekintettel a reklamációk és a megjegyzések nyilvántartására;

A költség bevitelére általában mindig még a költségvetési rekord létrehozása előtt van lehetőség. Ha a rekord készen van, megjelenik az OPAC modulban is megrendelés státusz alatt és az összes lekötés automatikusan terheli a költségvetést; az el nem küldött rendelés dezideráta státuszban várakozik, de szerencsés megoldás, ha kiadási tervezetként szerepel már a modulban; megadott idejű várakozás utáni teljesítetlenség esetén a rekord státusza "vissza"-minősül dezideráta megjelölésűnek;

A még el nem költött, valamint a már elköltött illetve lekötött pénzek nyilvántartása mind a költségvetés ellenőrzésével, mind anélkül legyen lehetséges. Ha a nyilvántartás a költségvetés ellenőrzésével együtt történik, a rendszernek ellenőriznie kell, hogy a bevitt költségvetés érvényes és likvid-e;

Szerencsés megoldás, ha van lehetőség az aktuális rendelésből ideiglenesen kilépni, s az adott rendeléshez tartozó keret aktuális állását megvizsgálni;

Hasonlóképpen legyen lehetőség a rendelésből belépni a szállítók file-ba, és a megrendelést automatikusan kapcsolni a szállítóhoz minden fontos jellemzővel együtt (szállítás feltételei, késedelmes szállítás stb.); a rendszernek meg kell engednie az alapvető paraméterek megváltoztatását ezen a ponton is, amennyiben az szükséges;

Feltétlenül szükséges a különféle rendelési státusok nyilvántartása; a rendelési képernyőről lehessen belépni az érvényes rendelések listájába; a rendelési státuszok legyenek szükség esetén megváltoztathatók, on-line és batch utility program segítségével is;

Az összeg és a pénznem bevitelekor a rendszer automatikusan konvertálja azt hazai pénzbe, s egyidejűleg terhelje azzal a költségvetést (az érvényes napi kifizetési árfolyamon);

A teljesített rendelések törlése legyen lehetséges on-line módon vagy batch utility programmal;

Legyen lehetőség másolni vagy kiterjeszteni a már létező megrendeléseket új megrendelések megtételekor (pl. tagkönyvtárak számára történő rendeléskor);

Legyen lehetőség egy adott szállítóhoz és adott kerethez tartozó rendelésnek más szállítóhoz és más kerethez való áttételére, oly módon is, hogy az az adott keretet vagy szállítót teljes mértékben, s úgy is, hogy csak részlegesen érinti;

Legyen másolatbeviteli lehetőség a beszerzési funkcióból: a másolati rekord mezői, mint pl. az ár, beszerzés típusa, szállító neve legyenek automatikusan átvihetők a rendelési rekordból;

A szállítónak küldendő megrendelés legyen kinyomtatható mind on-line, mind batch módban: a nyomtatott formátum feleljen meg a megrendelő követelményeinek; a szállító címe, a bibliográfiai adatok, a rendelés dátuma, a könyvtári rendszó, az ISBN, a rendelés száma, a példányszám, a rendelési ár, a megrendelő neve automatikusan legyenek másolhatók a rendelési lapra; ha a megrendelés már ki van nyomtatva, a rendelés státusa automatikusan egészítődjön ki a "szállítóhoz elküldve" megjegyzéssel;

Legyen lehetőség a rendelési információk állandó ellenőrzésére;

A rendszer biztosítsa a rendelésre feljogosított személy nevének regisztrálását és a jogosultságok egyszerű változtatását;

A rendszer biztosítsa a rendelés postázását végző személy nevének regisztrálását;

Legyen lehetőség egy bizonyos előszámlára terhelt végszámlát másik előszámlára is átterhelni még a megrendelés fázisában;

Különböző időpontban, azonos megrendelőhöz tartozó rendeléseket lehessen értékben (valuta, forint) és listában egyesíteni;

Az egy meghatározott ideig be nem érkezett rendeléseket lehessen törölni;

A rendelés opcióban legyen lehetőség a megrendelő értesítésére; s ugyanakkor legyen lehetőség, hogy a tagkönyvtárak (pl. tanszékek) on-line adják le a rendeléseket;

A plusz példányok rendelése érdekében jó, ha van lehetőség a kölcsönzés gyakoriságának figyelése.

Számlázás

A számlázás munkafolyamata akár rendkívül bonyolult is lehet, amennyiben a könyvtár beszerzési politikája különösen összetett (központi könyvtárak esetében). Ebben a részben csak néhány fontosabb sajátosságra hívnánk fel a figyelmet.

A rendszernek a számlák különféle típusait kell kezelnie: konszignációs számla, bemutatóra szóló számla, utánvétes számla, készpénzszámla, átutalási összeg, magánvásárlás számlája, pro forma számlázás (összesített számlák lebonthatók legyenek megrendelésre s ezen belül dokumentumra, árra, a fizetés forrására, példányszámra);

A rendelési képernyőn megjelenő becsült összeg átvihető kell legyen, hogy az aktuális rendelési összeggel összehasonlíthassuk;

Mind a netto, mind a teljes összegnek szerepelnie kell az elszámolásban (táblázatszerűen legyen megkülönböztetve az ÁFA, a postaköltség és az ún. járulékos költség, plusz átutalási díj, stb.);

Ha egyedi beszerzési megegyezésről van szó, a százalék különbség a rendeléshez mint járulékos költség adandó hozzá;

Az adatbevitelt a rendszernek érvényesség szempontjából ellenőriznie kell tudni (visszamenőleg is);

Lennie kell batch műveleteknek, amely minden fizetendő számlából rekordot készít, és a számla státusát automatikusan változtatja, listákat képes létrehozni és azokat kinyomtatni, file-ba elmenteni.

Reklamálások

A reklamálás a beszerzési munkafolyamatnak természetes része, s a munkafolyamat több pontján is elérhető műveletnek kell lennie. Néhány paraméternek mindenképpen meg kell felelnie, a továbbiakban ezeket igyekszünk összefoglalni.

A reklamálások mind on-line, mind batch módban legyenek kinyomtathatók, a felhasználó által megadott paraméterek szerint (a dokumentum beérkezésekor a reklamációs file regisztrálja azt);

Bármely, a könyvtár által a beszerzés során használt nyelven legyen lehetséges a különböző reklamáló szövegeket meghatározni és azokat kinyomtatni (elsősorban angol, német, francia és olasz nyelven);

A szállítóknak küldött első és utolsó reklamálásokat őrizze meg a rendszer és on-line módban jelenítse meg, illetve szükség esetén nyomtassa ki;

Legyen egy olyan számláló, amely mutatja az egy szállítónak elküldött összes reklamálások számát, (s egyben egy egység összes reklamációja is kimutatható legyen).

Szállítással kapcsolatos adatok file-ja

Ennek a file-nak három elemet kell tartalmaznia:

A rendelési képernyőről átvett várhatóan beérkező példányok száma, így össze lehet ezt hasonlítani a ténylegesen beérkező példányok számával;

A szállító válasza a megrendelésre;

Szállítási információ: ha az összes megrendelt példány beérkezett, akkor a számlák kifizetése mező automatikusan update-olódjon.

Beszerzési indexek (azaz a beszerzési modul fő visszakeresési lehetőségei: természetesen összhangban az OPAC modul visszakeresési, CCL módú lehetőségeivel).

A rendelési file-ba legyen belépési lehetőség különféle indexek és a szokásos visszakereső funkciók segítségével: szállító neve, rendelési dátum, rendelési szám, reklamálási dátum, a rendelés típusa (köteles, vétel, csere, ajándék), a lemondás dátuma, ár, költségvetési keret kódja, számlaszám, csekkszám, a szállító halogató közlései (elfogyott; várható késés n konkrét időpontig; várható késés bizonytalan időig; elfogyott és törölve, stb.);

Az információnak rövid bibliográfiai leírás kíséretében kell megjelennie (szerző, cím eleje, stb.);

Részletesebb információhoz közvetlenül a listából belépve kell tudni hozzájutni.

Előfizetések

Az előfizetési megrendelésnek tartalmaznia kell az előfizetés dátumát, a rendelési számot, a rendelés megújítása dátumát, rendelés érvényességének végső időpontja; év/hó/nap; keresztév; több év;

A rendelések automatikus megújítása legyen leállítható;

Egy batch utility tegye lehetővé az előfizetés felhasználó szerint megváltoztatott paraméterekkel történő újrarendelését;

Az újrarendelés kezdő és záró határideje egy előre meghatározott időtartammal legyen meghosszabbítható;

A megújított előfizetés ára a felhasználó kívánsága szerinti százalékkal legyen növelhető (általánosítás és elemzés lehetősége; pl. folyóiratok előfizetésének megújítása esetén);

A terhelés automatikusan a folyó év költségvetési keretére vonatkozzék;

Batch utilityval lehessen a megújított előfizetéseket kinyomtatni, a megrendelés státusát pedig megjeleníteni;

Legyen lehetőség az előfizetés törlésére a meghatározott jogosultsággal rendelkező személyek számára fizikailag is, mások számára a törlési javaslat megtételére.

Standing orders rendelések

Amikor az első kötet megrendelésre kerül, az évre várható kötetek lekötése is jelenjen meg a költségvetésben (egy adott pénzügyi időszakban minimálisan és maximálisan beérkezhető SO mennyiségének, árának nagysága).

Jelentések, beszámolók készítése

A programnak biztosítani kell a bibliográfiai és költségvetési rekordok mezőire alapuló, report generátorral történő visszakeresést, válogatást, kinyomtatást;

A jelentés a felhasználó által meghatározott cím alatt legyen kinyomtatható automatikus lapszámozással és dátumozással.

Leltározás

A leltározás általában olyan munkafolyamat, amelynek nagyrészt függ az adott könyvtár által követett szokásoktól: használnak-e külön leltározási számot, azonos a leltári és a helyrajzi szám, használnak-e vonalkódot, mit fejez ki az általuk használt vonalkód (van-e jelentése vagy esetleges), stb.

Leltározás a HORIZON-ban

Általában a leltározási adatcsoportnak a következő adatokat kell tartalmaznia (ami természetesen nem feltétlenül jelenti azt, hogy ezeket az adatokat a beszerzési modulban kell bevinni a rendszerbe: az integrált könyvtári rendszerek alapmodulja a katalogizálási modul, így a legtöbb adatot itt visszük be a MARC adatformátumnak megfelelő adatcsoportba):

Leltári szám (egyedi leltári kódszám): tagkönyvtárak egyedi gyakorlatának követése legyen lehetséges;

A leltárba vétel időpontja;

Beszerzési forrás (szállító neve és címe, adományozó intézmény v. személy); legyen lehetőség az alapadatoknak a szállítási file-ból való áthozására, a szállítónak e mezőhöz történő automatikus hozzákapcsolására;

A beszerzés típusa (kötelespéldány, vétel, csere, ajándék); legyen lehetőség ez adatokat a beszerzési file-ból elérni, s e mezőhöz automatikusan kapcsolni azokat;

A dokumentum típusa (könyv, egyszerűsített feldolgozást igénylő anyag, poszter, nyomtatott zenemű, térkép, kép, mikrofilm, hanglemez és hangszalag, videokazetta, CD-ROM, mágneslemez, egyéb dokumentum);

Kötetszám, példányszám, melléklet;

Helyrajzi szám, külön mezőben bárkód;

Ár (vételár, becsült ár, járulékos költségek: pl. ÁFA); lehetőség a táblázatszerű megjelenítésre;

Megjegyzés(ek) (pl. a címleírás forrása);

Az adatbevivő neve;

Állományvédelmi, szétosztási megjegyzések;

A dokumentum pillanatnyi státusa (a feldolgozás aktuális fázisa);

A feldolgozás alatt fizikailag együtt kezelt állományok közös jelzete (pl. a feldolgozás kezdetén az egy könyvszállító kocsira, amennyiben ezt a módszert használják a feldolgozási szalagon, került dokumentumok esetében a kocsi kódszáma); példányokra vonatkozó információ (kötelesre vagy vételre vár);

Ha szükséges, legyen lehetőség a leltári státusz módosítására;

Legyen lehetőség az adott példány esetében a kivont státusz regisztrálására a leltári rekordban. A kivonáshoz az alábbi mezők szükségesek:

A kivonás dátuma

Kötetek száma, darabszám

Ár (becsült ár)

A kivonás oka (selejtezés, elveszett, sérült)

Az adatbevivő személy neve

A kivonásra feljogosított személy neve

Annak biztosítása, hogy a kivont példányok adatai tárolódnak a rendszerben. Legyen lehetőség a kivont státus módosítására

Jelentés-generátor, amely kiválasztja azokat a mezőket, amelyek a kivont állományokról szóló jelentésekhez szükségesek (tétel, kötetszám, becsült ár, helyrajzi szám, vonalkód);

Az állományadatok statisztikai megjelenítése (szám szerint, érték, dokumentumtípus és beszerzési típus szerint);

Állományrevízió regisztrálása külön opcióban, esetlegesen vonalkód felhasználásával;

Tagkönyvtári (tanszéki) kód regisztrálása;

Különgyűjtemény kódja (fontos, hogy a különgyűjtemény kódja az OPAC modulban is visszakereshető legyen, legalább parancs módban).

Kiegészítő menedzsment információs rendszeradatok

Elsősorban nagyobb könyvtári rendszerek installálása esetén szükséges, de sok hasznos információt nyerhetünk ki segítségével kisebb rendszerek esetében is.

Tartalmaznia kell pénzügyi adatokat, esetenkénti és rendszeres beszámolásokat (ár, becsült költség);

Eseti és rendszeres statisztikák és beszámolók a menedzsment által meghatározott formában (tétel, kötetszám, darabszám, beszerzési típus, dokumentumtípus);

Jelentések, döntéselőkészítést segítő táblázatok, költségvetési alternatívák);

Ellenőrzést és állományvédelmet segítő jelentések; azok statisztikái (tárgyszó és nyelvi mezők szerint); a szükséges adatok onnan veendők, ahol azok először generáltattak;

Az egész beszerzést érintő adatmennyiség a felhasználó kívánsága szerinti paraméterek alapján legyen kinyomtatható.

Nemzetközi csere, support file-ok

A nemzetközi csere ma már a nagyobb könyvtárakban is egyre veszít a jelentőségéből: a külföldi beszerzések egyre tervezhetőbbé válása, a postaköltségek növekvő mértéke mind inkább háttérbe szorul. Ennek ellenére a nagyobb szakkönyvtárak, felsőoktatási könyvtárak esetében még mindig fontos beszerzési forma maradt, mert a társintézmények kiadványai a legtöbbször csak így szerezhetők be, s a saját intézményi kiadványok is csak ezen a módon ismertethetők meg azokkal. Éppen ezért egy külön fejezetben foglalkozunk a nemzetközi csere főbb jellemzőivel a beszerzési modul működésén belül. Mindenesetre alapvető szempont, hogy a rendszer a nemzetközi csere munkafolyamatai szorosan kapcsolódjanak a könyv- illetve a folyóiratállomány általános beszerzési folyamataihoz. Ezzel párhuzamosan a support file-ok adatai a rendszerben export-import képességgel kell hogy rendelkezzenek.

A cserében érkezett publikációk adatcsoportja a következőket kell hogy tartalmazza:

A cserepartner neve, teljes levél- és csomagcím, fax és e-mail cím, hivatkozási száma (a cserepartnerek címjegyzéke egyaránt felhasználható kell hogy legyen az érkeztetésnél, a küldésnél és a levelezésnél is; megszűnt kapcsolatok nyilvántartása; a partner neve, a kapcsolat megszakadásának dátuma és oka regisztrálásával);

Cím, szám, az érkezés dátuma, becsült ár, a rendszeresen érkező kiadványok, sorozatok szétosztása (valutában megadott és átszámított ár, az árba beépített postaköltség, éves ár és az egy számra lebontott ár; táblázatszerű megjelenítés és kezelés lehetősége);

Sorozatszámok (több-kötetes művek, pl. lexikonok, egy-egy szerző összes művei, stb. folyamatos számontartása);

Módosítási, megszüntetési lehetőségek jogosultságoktól függően;

A folyóiratok és sorozatok reklamálására legyen lehetőség (egy-egy típuslevél csatlakoztatási lehetősége ehhez a részhez, legalább 3 nyelven - angol, francia, német, illetve cirill betűs reklamáció lehetősége);

A kapott könyvek adatai tartalmazzák a forrásmegjelölést (ajándék, cserelista alapján érkezett, stb.);

Az ajándékba érkezett könyvek esetén két adatcsoport felállítására legyen lehetőség (leltárba vétel, duplumlistára tétel); fel lehessen tüntetni az intézetnek kiadást is, intézeti kóddal, valutás és forint ár, disszertációk és kiadvány-típus megadásának lehetősége;

A küldő intézmény neve, a könyv becsült ára, az érkezés dátuma, rövid bibliográfiai leírás legyen beleértve a leltárba veendő könyvek adatsorába;

A kiküldött csereanyag adatcsoportja a következőket kell hogy tartalmazza:

A saját intézményi (egyetemi) publikáció: cím, alcím, címváltozások, a kiadó intézet, szerkesztők (a változások figyelemmel kísérése), ISSN, indulási év, hol tart most a folyóirat, megjegyzések; az kapcsolódhatna a folyóirat katalógus főlapjaihoz;

Az igényelt példányok száma;

Mely partnereknek kell küldeni (itt: az egyes kötetek tagkönyvtáraktól, tanszéktől való beérkezésének dátuma, példányszám, régi kiadványokból, actákból még meglévő készleteink jegyzéke);

A postázás dátuma; postaköltség partner kódja szerint;

A szükséges példányok módosításának lehetősége;

Legyen lehetőség kiadványok és partnerek szerinti kilistázásra.

A csere számára vásárolt könyvek adatcsoportja a következőket kell hogy tartalmazza:

A cserepéldány leltári száma;

Rövid bibliográfiai leírás;

A vásárolt példányok száma;

Vásárlási ár;

A partner, akinek a könyv elküldetett;

Forrás (vétel, ajándék, köteles, egyéb);

A cserére az adott évben felajánlott művek betűrendes jegyzéke;

Dátum.

A külföldi partnerek által igényelt periodikák esetében legyen lehetőség arra, hogy közvetlenül a kiadótól kerüljön az a partnerhez (mint pl. saját előfizetés a külföldi partner részére).

A fenti rekordok nélkülözhetetlenek a partnerek közötti egyensúly meghatározására. A fenti rekordok adatai alapján legyen lehetőség a következőkre: az egész cseremérleg érkezés-küldés egyenlegének elkészítésére, országonkénti cseremérleg készítésére, partnerenkénti cseremérleg készítésére, actánkénti cseremérleg készítésére (az adott szakterületen beérkezett kiadványok listája); dokumentumtípusok listája, nyelvi lista. Elérendő cél:

A pénzügyi egyensúly kialakítása;

Duplum- és cserelisták összeállítása;

Egyensúly a kilistázott tételek alapján;

Egyensúly a publikációk alapján;

Statisztika összeállítása a menedzsment számára a partner-stratégia kidolgozásához (például partnerek kiválasztása dokumentumtípus, ország, város, nyelv stb. szerint).

A nemzetközi csere számára kívánt adatok a rendszer más adatbázisainak adataival egyezőek kell legyenek, hogy ne legyen probléma a rendszerbe történő integrálásukkal.

Statisztikák készítése.

Cserepartnerek száma országok szerint;

Érkezett és kiküldött tételek száma dokumentumtípusonként, darabszám, érték;

Eredet szerinti statisztika (országok, partnerek).

Nyomtatási követelmények: kisérő lista készítése a partnerek számára a küldött csomagokhoz; listák a saját kiadványokról (actákról és a folyamatosan megjelenő intézményi, egyetemi kiadványokról), amelyen a legutoljára megjelent kötetek száma és éve is fel van tüntetve, sőt esetleg a még meg nem jelent (sorból kimaradt) kötetek is; egyéb (szabadon definiált) tájékoztató listák.

A beszerzéshez szükséges kiegészítő, batch utility programok

Pénzügyi beszámoló készítéséhez, amely szól a pénzügyi lekötésekről és költségekről (abszolút számok és százalékok);

Jelentés készítéséhez a beszerzési megrendelésekről, beleértve a számlákat, levelezést és a beérkezési információkat;

Számla beszámolók és összesítések készítéséhez;

A szállítói adatcsoport adatait lehessen rendezni a szállító neve alapján, s legyen a szállítóknak név szerinti indexe is (amennyiben ezt a rendszer default beállítása nem teszi lehetővé);

A felhasználó által meghatározott adatok alapján leltári beszámoló készítésére legyen lehetőség;

A rendszer legyen képes arra, hogy a raktárakban, szabadpolcon, szolgáltatóhelyeken, kötészeten, munkaszobákban stb. elhelyezett állományt az aktuális leltárakkal összevesse és a raktári, valamint a szabadpolcos anyag ellenőrzése vonalkód alapján is legyen lehetséges.

Szolgáltatás(ok) vétele

Az elmúlt években egyre gyakoribbá váló a gyakorlat, hogy a könyvtárak maguk is más szolgáltatók szolgáltatásait veszik igénybe, fizetik elő, illetve a saját szolgáltatásaiknak azt a részét, amelyik nem tartozik az alapszolgáltatások közé, szolgáltatásként árusítják. Ezeknek a pénzügyi manővereknek a nyilvántartása a beszerzési modulon belül képzelhető el.

Külön opcióként is elképzelhető ezeknek a szolgáltatásoknak a pénzügyi kezelése, de elég természetesen kapcsolódhat a beszerzéshez (pl. a szállítók listája, költségvetési keretek, stb.), a könyvtárközi kölcsönzéshez (pl. másolás, postaköltség, stb.) és értelemszerűen más modulokhoz is.

Jó, ha van lehetőség új alpontok felvételére és a régiek bővítésére.

Fő szempontok az alpontok definiálásához: milyen fajta szolgáltatás (pl. CD-ROM hálózatban, könyvtárközi, adatbázisok és adatbankok szolgáltatása password ellenében, stb.), kitől (szállító különböző adatai is, amennyiben a könyvtár fizet a szolgáltatásért), kinek a számára (amennyiben a könyvtár csak közvetíti a szolgáltatást saját felhasználói számára), statisztika és költségek naprakész nyilvántartása; nemzetközi és hazai lehetőségek összekapcsolása.