Általános rendszeradminisztráció

Ez a fejezet lényegében az előző fejezet szerves folytatása: az integrált könyvtári rendszerek általános paramétereivel, konfigurálhatóságával foglalkozik. Természetesen minden egyes könyvtárnak el kell döntenie, hogy milyen konfigurációra van szüksége, de vannak olyan elemek, amelyek minden egyes intézmény számára fontosak lehetnek (legalább az átgondolás, a megfontolás szintjéig).

Olyan általános elemekre gondolunk, amelyek nélkül az integrált rendszerek nem igazán lesznek képesek arra, hogy a megvásárlást követő években kielégítsék azokat az igényeket, amelyeket jogosan támaszthatunk egy ilyen rendszerrel szemben. Néhány példa, mielőtt a részletes ismertetésbe fognánk:

a) a parancsok történeti folyamata követhető legyen: felhasználói, szakkönyvtárosi és rendszerkezelői szinten is illetve legyen lehetőség a történéseket rögzítő file-ok tartalmának elemeztetésére;

b) az adatbázisban alkalmazott adatszegmentálás megfeleljen a HUNMARC szabványban rögzítetteknek, s képes legyen erre és erről a könyvtárak által megadott formátumba konvertálni az adatokat, illetve kérésre megfelelően szerkesztett űrlapokat alkalmazni az adatbevitelhez;

c) az adatok mentésénél több lehetőség és szint is érvényesülhessen: adatbevitel közbeni, temporális mentés, éjszakai, kötegelt mentés illetve feldolgozás, backup különféle megoldásokkal (szalag, nyomtatás, CD technológia);

Lássuk részletesen:

1. Flexibilitás, a rendszer további konfigurációjának lehetősége az alábbiak szerint:

1.1 Számítógépi szinten

Szabadon definiálható billentyűzet kiosztás: a bibliográfiai leírás elkészítése során különböző karakterkészletekkel találkozhatunk, ezért a rendszernek biztosítania kell, hogy a magyar karakterek leírása mellett más nyelvek karakterkészlete is elérhető legyen. Célszerű, ha ez egy gördülő menüből történik, esetleg egy billentyű lenyomásával megjeleníthető táblázat segítségével.

Printer definiálás. A rendszer különböző moduljainak használatakor, a használni kívánt funkcióknak megfelelően, a legkülönfélébb printerek elérésére lehet szükség: HP printerek, Epson printerek, esetleg "recept"-nyomtató (pl. a kölcsönzési modulnál az igazolások nyomtatására).

Terminál definiálások: ANSI szabványú terminál támogatás (a későbbiekben is látni fogjuk: alapvető követelmény a rendszerekkel szemben, hogy a világszerte használt különféle /hálózati, hardver, szoftver/ szabványokhoz gond nélkül illeszkedjen.)

Könyvtári hálózatok és források használata: itt elsősorban arról van szó, hogy a magyar és külföldi számítógépes hálózati források anélkül is elérhetők legyenek, hogy a rendszerből ki kelljen lépni. A nagy külföldi és a hazai nemzeti könyvtár katalógusai sok hasznos információt szolgáltathatnak a munkafolyamatok egyes pontjain (katalogizálás, könyvtárközi kölcsönzés, stb.). Tetszetős megoldás, ha a legfontosabbak közvetlenül hívhatók a rendszeren belülről is, azaz a hálózati szabványok kezelése nem okoz gondot.

1.2 Könyvtári és felhasználói szinten

A könyvtári feldolgozásnak több olyan pontja is van, ahol a könyvtári szabványok alkalmazása mellett szükség van azoknak az adott könyvtári hagyományokhoz való igazodásához. Ilyen lehet például a bibliográfiai és a példányrekord szerkezetének a kialakítása. A szerkezet kialakítása után eltérés lehet a könyvtárak között abban is, hogy ki milyen adatokat szeretne megjeleníteni az egyes dokumentumokhoz tartozó beviteli űrlapokon, melyeket akar a megjelenítéskor definiálni. Az egyes könyvtárak számítógépes katalógusa a legkülönfélébb dokumentumtípusok adatait tartalmazhatja, s ezek közül az adatok közül a legkülönfélébbek indexelésére lehet szükség. Változó lehet az is, hogy mikor melyik adatsorhoz tartozó index és authority fájlok használatát igénylik a felhasználók. Például lehetséges, hogy egy könyvtár a katalógusában a régi könyvek katalógusát is elérhetővé teszi. Ebben az esetben több olyan mező és almező is bekerülhet a rendszerbe, amit máshol nem használunk (pl. possessor). Ennek az indexelése, esetleg az authority controlban való elérése elég természetes igény lehet.

Ugyancsak fontos, hogy a különböző display formátumok változtatásának lehetősége is meglegyen a rendszerben: lehetséges legyen a képernyőn vagy a nyomtatókon való megjelenítésnél a karakterkészlet akár utólagos definiálása is. Itt kell megemlítenünk a nyomtatási formátumok (katalógusok, listák, levelek, találati eredmények) szabad definiálásának a lehetőségét is (nagyon sokszor csak a rendszer használata közben derül ki, hogy milyen megjelenítési formátumra, milyen listák elkészítésére lesz szükségünk).

Hibaüzenetek: a könyvtári rendszerek igen változatos hibaüzenet készlettel vannak ellátva, de ezek sokszor nem pontosan fedik a könyvtárban kialakított munkafolyamatok egyes részleteit. Így szükségessé válhat a beépített hibaüzenetek javítása illetve újak generálása.

1.3 Általános paraméterek (felhasználói jogosultságok, defaultok): kényes kérdés a szállítóval kötött szerződések esetében is, de a rendszer zökkenők nélküli működtetéséhez elengedhetetlenül fontos, hogy az általános paraméterek, egyes default értékek a rendszerszállító beavatkozása nélkül, a könyvtár által legyenek beállíthatók. Természetesen nem minden paraméterre vonatkozik ez az igény, de például az olvasók típusainak beállítása, a könyvtári felhasználók jogosultságainak megadása esetében ez fontos lehet. Ugyancsak fontos az is, hogy minél nagyobb legyen azoknak a paramétereknek a száma, amelyek a rendszer leállítása nélkül megváltoztathatók.

2. Kommunikáció és parancsok: ugyancsak egy olyan terület, ahol a szabványok betartása rendkívül fontos lehet. Az sem árt, ha az egyes parancsok magyar fordítását ellenőrizzük, összevetjük azt más könyvtárakban kialakított gyakorlattal: a felhasználók számára nagyon zavaró lehet, ha más és más könyvtárban ugyanazt a parancsot más és más módon nevezik el.

Interaktív mód: ez a mód természetesen az alapállapota a rendszernek, így még az installálás előtt ellenőrizendő, hogy az interaktivitás valóban a megfelelő módon működik: a rendszer által adott válaszok, felajánlott választási lehetőségek valóban megfelelőek-e.

A kommunikáció nyelve: a kommunikáció nyelve a felhasználó által legyen választható, esetenként a hibaüzenetek és a display is. Magyar alkalmazás esetében természetes, hogy a kommunikáció alapnyelve a login után a magyar legyen, de például fontos lehet, hogy az angol nyelv a rendszerbe beépített legyen.

Keresési stratégiák kialakításakor on-line help legyen elérhető (mindig az adott parancsra vonatkozó help, s ne csak keresésnél, hanem a keresésnél, a history file-ok használatakor, stb.).

Fontos, hogy a parancsok történeti folyamata követhető legyen: ezek elemzése elengedhetetlenül fontos, hogy a rejtett vagy nyilvánvaló hibákat pontosan kiszűrhessük, a rendszer működését annak minden szintjén ellenőrizhessük.

3. Karakter megjelenítés, adatkezelés: erről ugyan szó volt már az egyes részeknél is, de fontossága miatt e pont alatt teljes egészében összefoglaljuk.

Az élő és holt európai nyelvek betűkészletének beviteli és megjelenítési lehetősége mind a terminálokon, mind a nyomtatókon meglegyen: teljes magyar karakterkészlet, görög, latin, cirill, héber karakterkészletek.

Több karakterkészlet szimultán használatának lehetősége.

Minden karakterkészlet szerinti rendezési lehetőség.

(Megjegyzés: ezeknek az igényeknek a kivitelezése egyáltalán nem olyan egyszerű, így a legtöbb esetben meg kell elégednünk részleges megoldásokkal. Erre is az a szabály vonatkozik, mint a rendszer egészére: ha valaminek a megoldása nehézségekbe kerül, akkor mindig mérlegeljük, hogy nem olcsóbb és gyorsabb megoldás az, ha mi kötünk kompromisszumot és keresünk más megoldást a szoftver "meggyötrése" helyett.)

4. Felhasználói interfész

4.1 Grafikus felhasználói interfész: GUI, Xwindow, Windows, esetleg más saját fejlesztésű kliens, ami PC-én és terminálon is futtatható - az adott hálózati és felhasználói körülményeknek illetve követelményeknek megfelelően.

A grafikus interfész követelményei: menüvezéreltség; a menük különböző ablakokban való megjelenítése; minden ablak egérrel aktiválható legyen; minden ablak mérete default érték; de a méretek későbbi megváltoztathatóságának lehetősége legyen meg; a funkcióbillentyűk a leggyakrabban használt alapfunkciókra legyenek meghatározva (vigyáznunk kell, hogy a távoli felhasználók által is elérhető felületeken ne használjunk funkcióbillentyűket, illetve a használatukat váltsuk ki valamilyen billentyűzet kombináció alkalmazásával, mert a funkcióbillentyűknek a hálózati protokollokon keresztül való definiálása sokszor megoldhatatlan feladat); a lényeges részek legyenek kiemelhetők (highlighted - például a visszakeresési ablakban, a megjelenítésnél ez nagyon sokat segíthet a felhasználóknak); a nem-opciós funkciók jelölése eltérő módon történjen; lehetőség szerint a kommunikációs ablakok valódi grafikus ablakok legyenek, nem pedig terminálemulációs ablakok; a billentyűk mint valódi nyomóbillentyűk legyenek használhatók.

4.2 Alfanumerikus felhasználói interfész: a grafikus megjelenítéssel rendelkező rendszerek szívesen elfelejtkeznek erről a megoldásról, pedig sok esetben nélkülözhetetlen lehet a megléte.

Belső felhasználók: nem csak az OPAC funkciók, hanem egyéb funkciók is működtethetők legyenek ily módon.

Külső felhasználók: a hálózaton keresztül történő elérés esetében a grafikus felület használata legtöbbször lassú és problémás lehet, így a külső felhasználók számára elengedhetetlenül fontos lehet az alfanumerikus felület biztosítása. A külső felhasználók különben is csak egy behatárolt parancsmennyiséget szeretnének használni: ehhez elegendő ez a felület is, sőt: gyorsabb elérést is biztosíthat.

5. Printer interfész: ugyancsak egy olyan terület, amit több ponton is meg kell említeni. Itt egy összefoglalást szeretnénk adni:

PostScript formátumú nyomtatás lehetősége: a modern rendszereknek használatánál erre egyre gyakrabban van szükség és a HP nyomtatók többsége gond nélkül tudja.

A számítógéphez közvetlenül kapcsolt és a helyi printerek, valamint a hálózati printerek egymás melletti használatának lehetősége: mindig az adott funkció határozza meg, hogy milyen típusú nyomtatóra lehet szükségünk.

Szabványos méretű és formátumú katalóguscédulák nyomtatásának lehetősége: a számítógépes katalógus működtetése ugyan feleslegessé és lezárhatóvá teszi a cédulakatalógusokat, de sok könyvtárhoz csatlakoznak olyan tagkönyvtárak, amelynek infrastruktúrája szükségessé teheti a cédulák használatát.

6. Megjelenítési formátumok

A szövegmegjelenítés változtatási lehetősége: csak a rendszer használata közben dőlhet el, hogy melyik képernyőn milyen szövegmegjelenítés válhat szükségessé, így ennek a változtatási lehetőségnek a megléte kényelmesebbé teheti a munkát. A képernyőnél nagyobb szövegben való gyors mozgás lehetőségét (scrollozás) feltétlenül ellenőrizzük. A rendszerek többségében így sem találunk erre kielégítő megoldást: egy előző képernyőn megjelenített rekordra való hivatkozás pl. sokszor lehetetlen.

Help képernyők: ezek a rendszer nagyon fontos elemei, ne becsüljük le szerepüket. Az adott művelet végrehajtásánál mindig legyen lehetőség help képernyő behozatalára, lehetőség szerint kevés, de pontos magyarázattal, példákkal (nagyobb könyvtárak esetében magyarul és angolul: gondoljunk a nem magyar nyelvű felhasználókra is). Egyes funkciók ablakában a művelet folyamán végig látható legyen a help, amennyiben ez a funkció kihasználásához szükségesnek látszik.

7. Import-export utility programok

7.1 Export segédprogramok legyenek alkalmasak más adatbázisok adatszerkezetének és esetleg az annak megfelelő karakterkészletek konverziójára. Szabványok támogatása ebben az esetben megkerülhetetlen: ASCII, MARC, ISIS, ISO formátumok támogatása.

7.2 Import segédprogramok: ugyancsak a szabvány formátumok támogatásán kell hogy alapuljon.

Az import logikai ellenőrzéssel történjen: duplum rekordok felismerése; a felhasználó által meghatározott körülmények között a részleges rekordinput lehetősége is elérhető legyen.

8. MARC kompatibilitás: a könyvtári rendszerek közötti adatcsere default formátuma nélkül a könyvtári hálózatok működtetése ma már elképzelhetetlen (lásd később, a katalogizálási résznél).

Alapvetően fontos, hogy a program teljes kompatibilitása a MARC-kal biztosított legyen (az Országos Széchenyi Könyvtár által kidolgozott HUNMARC nemzeti szabvánnyal való kompatibilitás lenne az alapvető szempont, de a legtöbb rendszer alapvetően a USMARC formátumot ismeri csak, legalábbis alapkiépítésben).

MARC formátumú katalogizálás: egyes rendszerek a bibliográfiai adatfelvételt ebben a formátumban valósítják meg, mások egy ezen alapuló beviteli űrlapot használnak. Más rendszerek egyszerűbb beviteli formátumot használnak, ezeknél a MARC formátummal való kompatibilitás problémákat jelenthet az adatcserénél és az authority file-ok használatánál.

Teljes és részleges megjelenítés MARC formátumban: erre elsősorban a könyvtáros felhasználóknak van szükségük, de mások számára is hordozhat fontos információkat.

A MARC üres mezők felhasználó általi kitöltésének lehetősége sok adatbeviteli problémára jelenthet megoldást, de ezek felhasználásánál mindig igyekezzünk figyelembe venni a nemzetközi szabványok továbbfejlesztését,

9. Hálózati menedzsment: az integrált könyvtári rendszerek telepítése és használata minden esetben lokális hálózat használatát is jelenti, ezért különösen fontos, hogy a hálózati szabványok használata, azok menedzselése biztosított legyen.

9.1 Általánosságban ez a következőket jelenti: osztott adatbázisok hálózati kezeléséhez szükséges szabványok és algoritmusok elérhetők illetve fejleszthetők és beépíthetők legyenek. Egyrészt meg kell oldani a (tag)könyvtárak közötti hálózat gyors kezelését, másrészt a számítógépes hálózaton keresztül elérhető adatbázisok több könyvtár közötti osztott elérhetőségét (ez nem feltétlenül csak osztott katalogizálást jelent, elképzelhető bizonyos adatbázisok, pl. MNB közös használata is)

9.2 A beépített könyvtárközi kölcsönzési modul (amennyiben van ilyen) hálózaton keresztüli működtetésének lehetősége fontos szempont lehet: így az egyes felhasználók közvetlenül kommunikálhatnak a modul kezelőjével, ami a munkafolyamatot jelentős mértékben felgyorsíthatja.

9.3 Hálózati hozzáférés más könyvtárak (esetleg különböző formátumban működő) katalógusaihoz: mind a visszakeresés, mind az adatok letöltése esetében. Ez természetesen nem csak az illető rendszeren múlik, de a lehetőség beépíthetősége a rendszer általános hálózati elérhetőségén is múlik.

10. Kommunikáció, hálózat, adatátvitel: itt a következő kommunikációs szabványok támogatása a fontos: IEEE 802.3; ISO/IS 8802.3 CSMA/CD; TCP/IP

Hozzáférés biztosítása az OPAC-hoz modemen keresztül (nagyobb könyvtárak esetében a szolgáltatások egy részét feltétlenül elérhetővé kell tenni dial-up kapcsolaton keresztül is: elsősorban nemzeti, egyetemi és szakkönyvtárakra gondolunk itt).

11. Statisztikák készítése.

Általános és az egyes modulokhoz kapcsolódó statisztikai részek a rendszer működésével kapcsolatban: a könyvtári rendszerek bonyolultsága feltétlenül megköveteli, hogy az egyes modulok működésévek kapcsolatban statisztikákat készíthessünk, illetve a rendszer általános működését is nyomon követhessük ily módon is.

12. Szerviz és biztonsági előírások: a rendszer működési szintjein különféle problémák állhatnak elő, ezért ezek gondos kezeléséhez, a hibák gyors megszüntetése érdekében a rendszert feltétlenül fel kell készítenünk ezek kezelésére.

Üzenet a felhasználónak a rendszer hibája vagy teljes leállása esetén: így a felhasználóknak még lehetőségük lehet az éppen végzett munkafolyamat legalább részleges mentésére.

Fájl maintenance: biztonsági mentés legyen készíthető a rendszer működése alatt interaktív módon, akár az egyes modulokról, akár a teljes rendszerről; az éjszakai automatikus teljes backup lehetősége.

Adatvédelem: az OPAC modul kivételével minden funkció csak password-del érhető el; a password-ök egyéni megadásának lehetősége (így követhető, hogy ki milyen részt végzett el a munkafolyamatban, az esetleges hibák javítása is könnyebben történhet, stb.); a különböző védelmi szintek biztosítása password-ökkel (csak jogosult személy végezheti el az egyes műveleteket: például a katalogizálásnál több szint állítható meg, hogy ne mindenki legyen jogosult az OPAC-ban elmentett rekordok módosítására, törlésére; a kölcsönzői modul nem mindenkinek lesz szabad hozzáférése az olvasói adatbázishoz, stb.).

A műveletek nyomon követése: célszerű, ha a rendszer működése közben, különösen ha valahol valamilyen hibás művelet hajtódik végre, a rendszer temporális vagy log file-ban elmenti a lezajlott folyamatokat. Ezek elemzése sokban segíthet abban, hogy a hibát kijavíthassuk illetve későbbiekben elkerülhessük.

13 Új verziók

Fel kell készülnünk arra, hogy a rendszert szállító cég új verziókkal fog előállni. Amennyiben ezek fogadására jogosultak vagyunk, figyeljünk arra, hogy az új verziók tartalmazzák az installációs utility-ket is. Fontos annak az ellenőrzése is, hogy az új verzió installálása során az adatkompatibilitás biztosított legyen.