Időszaki kiadványok modulja

Az egyes könyvtárakban eltérő módon ítélik meg, hogy mit dolgoznak fel periodikaként és mit dolgoznak fel a monográfiák között, sorozatként. Éppen ezért az időszaki kiadványok moduljának rendelkeznie kell annyi rugalmassággal, hogy egyaránt kezelni tudja mindkét fajta dokumentumot. A periodikák bibliográfiai leírása általában a monográfiák között készül el, nyitott leírással (ami lehetőséget ad az évenkénti hozzáírás megtételére és az adott kötet hiányainak a feltüntetésére is). Így az időszaki kiadványok moduljában elsősorban a speciális, kizárólagosan csak a periodikák kezelésével kapcsolatos munkafolyamatok kezelése történik (például érkeztetés, speciális rendelési funkciók, reklamálás, köttetés, stb.).

A rendszerek teljes körű folyóiratkezelést biztosítanak, először lássuk röviden, hogy milyen munkafolyamatokat fednek, fedhetnek le:

- Megjelenési gyakoriság definiálása. A folyóiratkezelés egyik legkényesebb pontja a periodicitás megadása. A rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy nem csak a rendszeres megjelenésű folyóiratok érkeztetését legyen képes megoldani, hanem a rendszertelenül érkező periodikákat is, illetve a rendszeres periodicitással rendelkező folyóiratok esetében az átlagostól eltérő megjelenést is (például a nyári időszakban összevont számok megjelentetését, az évközi periodicitás váltását, stb.). A rendszerek általában ezt a feladatot úgy oldják meg, hogy az egyes periodikáknál másodlagos megjelenési gyakoriságot is meg lehet adni.

- Folyóiratok, füzetek és példányok katalogizálása. Ez az a munkafolyamat, amit az egyes rendszerek az időszaki kiadványok modulján belül oldanak meg, mások pedig a katalogizálási modul keretében. E munkafolyamat során adhatjuk meg a folyóiratok bibliográfiai adatait, általában oly módon, hogy a várható egyedi füzetinformációk automatikusan generálhatók a megjelenési gyakoriság alapján.

- Folyóiratrendelés. Ez a munkafolyamat is elképzelhető egyes rendszerek esetében nem az időszaki kiadványok modulján belül, hanem a beszerzési modul keretében. E munkafolyamat során, a más dokumentumok megrendeléséhez hasonlóan, lehetőség van dezideráták készítésére, folyamatos rendelés megtételére, reklamációra, stb.

- Folyóiratok érkeztetése. Amennyiben az előfizetés megtörtént, és a folyóiratok szállítása megkezdődött, az egyik legfontosabb feladat az egyes számok, füzetek, supplementumok érkeztetése. Ezzel párhuzamosan végezhető el az egyes periodika példányok analitikus feltárása is. Az érkeztetés során képzelhető el a reklamáció megtétele, a számlázás bizonyos részfeladatainak (részösszegek kiszámításának) a megtétele is.

- Tartalmi feltárás elemei. Az időszaki kiadványok kezelésének egyik fontos részfolyamata az úgynevezett kereszthivatkozások megtétele. A periodikák jellemző "tulajdonsága", hogy gyakran megváltozik a címük, alcímük, kiadójuk vagy egyéb adataik, anélkül, hogy maga a periodika lényegében elvesztené azonosságát. Ennek következtében, az időszaki kiadványok bibliográfiai leírásai igazán csak akkor használhatók megfelelő biztonsággal, ha kereszthivatkozásokat tehetünk: cím- vagy címadat változása esetén utalhatunk a régi címre vagy részcímre.

- A füzetek köttetése. E munkafolyamat során definiálhatjuk, hogy mely füzetek, számok és supplementumok kerüljenek egy kötetbe (akár több évfolyam füzetei köttethetők egy füzetbe, akár visszamenőleg is; illetve egy évfolyam is köttethető akár több kötetbe is), s ennek az adatnak kell aztán (például összevont leírás keretében) megjelennie az OPAC modulban. Általában itt adjuk meg az illető periodika címrövidítését is, amely aztán az egyes köteteken is megjelenik. Ennek a munkafolyamatnak ugyancsak kapcsolatban kell lennie a reklamálás és az utórendelés opciókkal.

- Köröztetési listák. Az időszaki kiadványok modulja, részben hasonlóan a kölcsönzési modulban alkalmazott megoldásokhoz, ugyancsak tartalmazhat olyan opciót, amelynek alapján meghatározott olvasókat vagy olvasói csoportokat vehetünk fel, akik jogosultak arra, hogy egy időszaki kiadvány valamely füzetének érkeztetése után, azt betekintésre megkapják. Ily módon a folyóirat adott számának a hollétét nyomon lehet követni (legalábbis a rendszer szempontjából).

A továbbiakban ebben a fejezetben az időszaki kiadványok moduljával kapcsolatos főbb munkafolyamatokat igyekszünk részletezni, de sok esetben olyan paraméterekről és munkafolyamatokról is szó lesz (mint az előző áttekintés alapján is látható), amelyet nem ezen a modulon belül (hanem például a beszerzési modulon, a katalogizálási modulon belül) oldanak meg az integrált könyvtári rendszerek. Akárcsak az előző fejezetekben, itt is rámutatunk azokra a problémákra, amelyeket a modul paramétereinek megadása során tisztáznunk kell.

Általános követelmények

A rendszer legyen felkészült a periodikumok változásainak követésére (megszűnés, újraindulás, egybeolvadás, cím- és kiadóváltozás, stb.);

A rendszer legyen felkészült a teljes (részletező) bibliográfiai felvételre (MARC, ISBD) mind a külföldi, mind a hazai periodikumok esetében, s legyen felkészült a CDS-Micro-ISIS ISO 2709 formátumának fogadására is (a legtöbb magyar könyvtárban a jegyzet megírásának időpontjában valamilyen ISIS alapú kardex programot használtak; de a kisebb könyvtárakban nagyon sok helyen jogos is ennek a programnak a használata);

A rendszer legyen felkészült arra, hogy a sokszor rendszertelenül és egyszerre nagy mennyiségben érkező kötelespéldányokat a vétel révén beszerzettektől külön kezelje és annak sajátosságait követni tudja (akár az országos, akár a helyi, nyomdai köteles példány rendszerről is legyen szó).

A magyar szabványnak megfelelő bibliográfiai leírás (katalogizálás)

A kívánt adatelemek ésszerű hosszúságú mezőkkel (azaz a megfelelő editálási lehetőségekkel) és esetenkénti ismételhetőségükkel jelenjenek meg; értelemszerűen legyen lehetőség a következő megszorításokra: előbb, utóbb, előzmény, folytatás, címrövidítés; tematikus supplementum-számok, tematikus folyóiratszámok, mutatók, tartalomjegyzék, a periodika nyelve illetve többnyelvűsége, idegen nyelvű rezümé, periodicitás; repertóriumok, tartalomjegyzék, mutatók, egy évfolyam hány számot tartalmaz; ennek alapján a következő adatelemek kezelésére van szükség:

Közös cím

A terjesztő neve, funkciója

Kiadási év

Nyomdahely

Nyomdász neve

A nyomtatás éve

Speciális típusmegjelölés

Illusztrációk

Méretek

Csatlakozó anyagok

A sorozatok főcíme

Sorozatok párhuzamos címe

Sorozatok párhuzamos alcíme

Sorozat felelősségi közlés

ISSN szám

Számozás a sorozaton belül

Alsorozatok címe ill. megjelölése

Alsorozatok párhuzamos címe

Alsorozatok alcíme

Alsorozatok párhuzamos alcíme

Alsorozatok felelősségi közlése

Alsorozatok ISSN száma

Alsorozatok számozása

Megjegyzések

ISSN

Kulcscím

Ár

Kurrens periodikumok érkeztetése

A funkció legyen felkészülve mind az olvasó, mind a könyvtáros tájékoztatására:

Megvan-e az adott folyóirat a könyvtárban

Ha igen, hány példányban

Milyen forrásból érkeznek a példányok (köteles, vétel, ajándék, csere), és a könyvtár mely egységében találhatók

Mi a folyóirat periodicitása

Mely számok (példányok) érkeztek már be

Mely számok (példányok) hiányoznak

Miután ez az alapja a nyilvántartásnak, s az évi ellenőrzésnek, a hibás számozások, duplaszámok, a különszámok és a mellékletek szintén beviendők ebbe a fájlba

Érkeztetés:

A beérkezett tételek nyilvántartása, az elveszett példányok reklamálása az egyes kiadványok sajátosságainak megfelelően történjék

Legyen lehetőség a periodikumok kívánság szerinti sorrendezésére

Legyen lehetőség megjegyzések felvételére az egyedi számok esetében is (pl. rongált példány)

Szükséges, hogy a rendszer legalább 3 év anyagát együtt kezelje. Ez nem mindig jelent naptári évet, hanem a folyóirat utolsó három megjelenési évét (pl. rendszertelen kiadás esetében)

Az osztályok számára napi szétosztási lista legyen előállítható

Leltározási munkafolyamat (a már lezárt állományrészek történeti file-ba kell hogy kerüljenek és amennyiben egy könyvtári hálózat vásárolta meg a rendszert, legyen lehetőség a tagkönyvtárak eltérő leltározási gyakorlatának követésére):

A központi könyvtár állományának nyomon követése;

A tagkönyvtárak állományának nyomon követése;

Az eltűnt példányok kimutatása a későbbi pótlási lehetőségek céljából;

Az állományadatok módosításának, átírásának lehetősége.

Kötészettel kapcsolatos munkafolyamatok:

Kötési listák előkészítése és a befejezett évek (kötetek) kötési utasításai;

A kötésre küldött anyag követésének biztosítása; legyen lehetőség annak jelölésére, hogy az adott anyag kötésen van-e.

Rendelési segédletek (központi megrendelés, rendelési koordináció).

Bármely időpontban legyen lehetőség a tájékozódásra:

Egységek szerint (központi könyvtár, tagkönyvtárak);

Legyen lehetőség naprakész információt kapni arról, hogy mely folyóiratok érkeznek vételben (cím szerint, ország szerint, nyelv szerint);

Mely szállítótól (kiadótól, kereskedőtől) érkeznek az időszaki kiadványok;

Milyen forrásból (saját költségvetés, pályázat, alapítványi támogatás) szerzi be a könyvtár az adott időszaki kiadványt;

A rendelés egy évre szól vagy állandó (standing orders);

Mennyi a költségvetési keret megterhelése a külföldi és hazai rendelésekre együttesen és külön-külön;

Az előszámlák, végszámlák, kiegészítő számlák együttes kezelésének lehetősége;

A pénznemek árfolyamváltozásainak táblázata, a kurrens változások követése;

A rendszernek különbséget kell tudnia tenni vétel ára, a várható ár és becsült ár között;

A fenti listák együttesen és külön-külön is legyenek kinyomtathatók;

Különlenyomatok rendelése: az időszaki kiadványok modulján belül kell lehetőséget biztosítani a különlenyomatok kezelésére és rendelésére is (bár feldolgozásuk történhet a katalogizálási modulon belül, de a kereszthivatkozások megtétele és a tartalmi feltárás sajátosságai mindenképpen az időszaki kiadványok modulján belüli munkafolyamatokhoz köti ezt a dokumentum típust).

Állományellenőrzés

Legyen lehetőség a periodikum állománynak a szállítóval kapcsolatos szerződés alapján történő ellenőrzésére, akár on-line eszközök igénybevételével is.

Időszaki kiadványok kölcsönzése

Kurrens számok, korábbi kötetek kölcsönzésének lehetősége függetlenül az adott könyvtár kölcsönzési politikájától (a monográfiák kölcsönzési politikájával összhangban a kölcsönzési jogosítványok, prioritások, kölcsönzési határidő, stb.) definiálása;

Az időszaki kiadványok kölcsönzése legyen lehetséges a könyvtár kölcsönzői terminálok elhelyezésétől különböző szolgáltató pontjain is;

Amennyiben a rendszert hálózattal rendelkező könyvtárban telepítették, legyen lehetőség az időszaki kiadványok kölcsönzésére a tagkönyvtárak szolgáltatóhelyein is;

A dokumentumokhoz tartozó kölcsönzési lejárati határidő a kereséskor jelenjen meg.

Statisztikák készítése

Feltétlenül szükséges a különböző szempontok alapján az állománymutatók követése és listázása:

Címek száma;

Példányszám;

Ország és nyelv szerinti megoszlás;

Beszerzési forrás (köteles, vétel, csere, ajándék);

Szállító szerinti megoszlás;

ETO szerinti megoszlás;

Szakterületek szerinti megoszlás;

Napi kölcsönzési statisztika, ill. lehetőség esetenkénti kölcsönzési statisztikák készítésére.

Legyen lehetőség a tartalmi feltárást végző egységekkel való kooperációra (tartalomjegyzék másolása és digitalizálása, másutt elkészített annotációk, CD-ROM szolgáltatások). A grafikus eszközöknek a könyvtári szolgáltatásokban való megjelenése következtében ezeknek a lehetőségeknek a rendszerbe való beágyazása egyre fontosabbá válik.

Nyomtatási követelmények és paraméterek meghatározása

Rendelési listák előkészítése;

Pénzügyi összegzések, statisztikák;

Kötési listák előkészítése;

Bibliográfiák;

Találati listák összeállítása;

Számítógépes leltárak kinyomtatása;

Reklamálások kinyomtatása;

SDI szolgáltatások.