Kölcsönzési modul

Az integrált könyvtári rendszer kölcsönzési moduljára alapuló gépi kölcsönzés csak akkor indítható el, ha a számítógépes katalógusban a kölcsönzésben résztvevő dokumentumoknak már legalább a 65-50 %-át feldolgoztuk. A kölcsönzési modul bevezetéséhez ezen kívül is megfelelő előkészületeket kell tenni.

Az előkészítés végrehajtásához általában célszerű a különböző területeken dolgozó könyvtárosok bevonása (raktárosok, kölcsönző és tájékoztató könyvtárosok, beszerzést végző könyvtárosok). Nagy kölcsönzői forgalmat bonyolító könyvtárakban ajánlatos a kölcsönzői modult vagy legalábbis a szükséges előkészítő munkálatok nagy részét a nyári zárvatartás idején elvégezni.

Az előkészítés során a következő munkákat kell elvégezni (a munkák milyensége természetesen nagyban függ az illető könyvtári rendszer milyenségétől, de azért találhatunk általánosságban meghatározható kategóriákat is):

Különös tekintettel kell lenni az olvasók és a dokumentumok típusainak minősítésére és az ehhez kapcsolódó szabályokra (azaz hogy milyen olvasó milyen dokumentumokat kölcsönözhet illetve nem kölcsönözhet). Meg kell határozni, hogy milyen olvasói kategória milyen típusú dokumentumból mennyit és milyen határidővel kölcsönözhet. Újra kell gondolni a használói szabályzatot és ezzel kapcsolatban újra rögzíteni kell a könyvtárközi kölcsönzés és egyéb a kölcsönzéshez tartozó műveletek speciális eljárásait is.

A kölcsönzési politikát, amely tehát változók összetett rendszerén alapul, mindig maga az intézmény határozza meg, természetesen összhangban a rendszer nyújtotta lehetőségekkel. A kölcsönzői politika a következő változók felhasználásával alakul ki: olvasói típus, példánytípus, tranzakciótípus és kölcsönzési kód. Lássuk ezeket részletesebben.

- Olvasói típus. Az olvasók vonalkódjuk felhasználásával kölcsönözhetnek (egyes rendszerekben bizonyos kölcsönzési műveleteket, pl. hosszabbítás, az olvasói vonalkód beírása után az olvasó akár távoli bejelentkezés során is elvégezheti). Az olvasókat különböző típusokba oszthatjuk (hasonlóan a dokumentumokhoz) és a típusokhoz eltérő jogosultságokat és konfigurációkat rendelhetünk. Az olvasói csoportok például más és más maximális éréket kaphatnak, más és más példánytípusokat kölcsönözhetnek vagy jegyezhetnek elő. Egyes olvasói típusoknak (például egyetemi könyvtárakban az oktatók bizonyos csoportjainak) esetleg több egyidejű kölcsönzésük lehet, hosszabb határidővel. Az olvasói típusokat mindig az intézmény hozza létre és karbantartásuk általában az általános rendszeradminisztrációs felületen keresztül történik.

- Példánytípus. Valójában minden vonalkóddal rendelkező példány kölcsönözhető. A példányok (az olvasókhoz hasonlóan) különböző típusokba oszthatók. Külön típusba kerülhetnek például a könyvek, a hangzó és a különböző média anyagok, a különgyűjteményi könyvek, a periodikák. Minden egyes példánytípus kódot kap és más-más kölcsönzési periódushoz köthető. A példánytípusokhoz tartozó maximális büntetési érték is meghatározható; a könyvek esetében ez például lehet 1000 Ft, míg mondjuk videók kölcsönzése esetében 5000 Ft. A példánytípusokat ugyancsak mindig az intézmény hozza létre és karbantartásuk az általános rendszeradminisztrációs felületen keresztül történik.

- Tranzakciótípus. A legtöbb integrált könyvtári rendszer beszerzési modulja a következő tranzakciótípusokat tartalmazza:

kölcsönzés

hosszabbítás

fenntartott mű kölcsönzése

fenntartott mű hosszabbítása

visszavétel.

- Kölcsönzési típusok. A kölcsönzési típusokat ugyancsak az intézmény hozza létre. Kölcsönzési típus kell hogy tartozzon minden egyes példányhoz, amely típus a lehetséges kölcsönzésfajtákra utal és az OPAC modulban is megjelenik. Lehetséges kölcsönzési típusok például a következők: kölcsönözhető, rövid távon kölcsönözhető, nem kölcsönözhető, fenntartott, referensz anyag, stb.

- Kölcsönzési határidő kiszámítása. A kölcsönzési határidő kiszámításához a fenti típusok megadása és a kölcsönzési naptár definiálása szükséges. A kölcsönzési naptár általában évente újítható (legtöbbször a rendszer általános rendszeradminisztráció moduljában) és a könyvtár nyitvatartására vonatkozó adatokat tartalmazza. Ha egy könyvet öt napra kölcsönzünk, akkor ez öt munkanapra vonatkozik. Amennyiben a kölcsönzés pénteken történt, és a könyvtár hétvégi napokon zárva tartott, akkor a rendszer a kölcsönzési határidőt két nappal meghosszabbítja. Ugyanígy számolja ki a rendszer a visszahozatal dátumát az ünnepnapok esetében is, valamint a rövid távú kölcsönzéskor a ténylegesen beszámítható órákat illetően. Egyes rendszerekben a kölcsönzési naptár lelőhelyspecifikus lehet, azaz a könyvtár különböző részlegei más és más nyitvatartási időt adhatnak meg.

Amennyiben minden változót létrehoztunk és kölcsönhatásukat definiáltuk, a kölcsönzési politika ezek alapján már kialakítható. A kölcsönzések alkalmával a kölcsönzési politika segítségével a lejárati határidő automatikusan kiszámítódik.

A kölcsönzési politikához még egyén információkat is megadhatunk:

türelmi idő beszámítása a dokumentum visszahozásakor vagy hosszabbításakor

hányszor hosszabbítható egy adott dokumentum

a napi késedelmi díj meghatározása

minimális büntetési összeg megadása

maximális büntetési összeg megadás, stb.

Általában nem célszerű túlságosan sok olvasói és dokumentumtípus megadása, mert ennek következtében az intézmény kölcsönzői politikája nagyon bonyolulttá válhat.

A modul elindítása előtt általában lehetőség van arra, hogy a beiratkozott olvasók adatait egy külső file-ból importáljuk a rendszerbe. Amennyiben erre nincs lehetőség, az olvasói adatokat kézzel kell bevinni, s ezt a lehetőségek szerint célszerű nem a modul indítása utánra hagyni. Akárhogy is történjen az olvasói adatok feltöltése, a bevitt adatok helyességét feltétlenül ellenőriznünk kell. A kölcsönzési rendszer megváltozása miatt az olvasókkal általában ilyenkor új belépési nyilatkozatot is alá kell íratni, ez jó alkalom az adatok ellenőrzésére is.

3. A vonalkód

A kölcsönzésben résztvevő dokumentumokat vonalkóddal kell ellátni. A vonalkódot előállíthatja a könyvtár is, a megfelelő vonalkódnyomtató és a kiegészítő eszközök megvásárlása urán; de készen is kapható illetve rendelhető. A vonalkód meghatározása általában az intézmény feladata: a vonalkód lehet az adott példányoktól teljesen független számsor, de korrelációba is hozható az adott példány helyrajzi vagy leltározási számával. Ezt is mindig az adott intézmény kell hogy eldöntse. A vonalkódok számértéket természetesen mindig be kell vinni az adott példány adatait tartalmazó rekordba vagy adatcsoportba. Amennyiben a könyvtár már rendelkezett számítógépes katalógussal, de ez nem tartalmazott példányinformációkat, akkor a kölcsönzési modul beindítása előtt a példányok vonalkódját egyeztetni kell a katalógusban található művek példányadataival. A vonalkód címkéinek beragasztása természetesen rengeteg többletmunkát jelent ebben a fázisban, de a későbbiekben a példányinformációk bevitelével egyidőben történik, s így nem lassítja a feldolgozást. A további munkafolyamatokat viszont jelentősen gyorsítja.

4. Előkészítés (alapesetek)

Amennyiben már vannak feldolgozott rekordjaink, az előkészítés során általában ellenőriznünk és módosítanunk kell a példányinformációk adatcsoportját, különös tekintettel a lelőhelykódokra, a kölcsönzési típusokra és az olvasótermi illetve a referensz anyagra. Ez a revideálási munka feltétlenül szükséges ahhoz, hogy az olvasók valóságos státusz és kölcsönzési információkat találjanak az OPAC modul használatakor.

5. Előkészítés (speciális esetek)

Elő kell készíteni az állománynak azt a részét, amely ugyan nem vesz részt az alapértelmezés szerinti szabályos kölcsönzési folyamatban, de a rövid tartalmú kölcsönzésben (éjszakára, munkaszüneti napokra) részt vehetnek. Ezek általában olyan dokumentumok, amelyek az olvasótermi vagy a referensz állomány részei, illetve a különgyűjtemények darabjai. Ezeket ugyancsak el kell látni vonalkódokkal illetve a megfelelő példányinformációkkal. Ezzel párhuzamosan el kell végezni a kézikönyvtárak állományának példányadatainak az összehasonlítását a katalógusban szereplő adatokkal.

A kölcsönzési modul konfigurálásánál van néhány alapvető szempont, amelyre figyelemmel kell lennünk. Például: a kölcsönzési adatok és a speciális kölcsönzési adatok (státusz, vonalkód) rögzítésének és változtatásának biztonságos folyamata, különös tekintettel a kapcsolódó hardver eszközökre; a "röptében" (azaz a kölcsönzés folyamán azon könyvek példányadatainak a bevitele, amelyek még nem szerepelnek a számítógépes katalógusban) történő adatbevitel problémái; a más adatbázisból való adatfeltöltés illetve az azokkal történő együttműködés összehangolása (pl. hallgatók adatbázisából adatok átvétele a beiratkozott olvasók adatbázisába, az ezzel kapcsolatos változások és követelések követése, stb.). Ugyancsak fontos a kölcsönzés és használtathatóság szempontjából speciálisnak nevezhető anyagok biztonságos és gyors kezelhetőségi (pl. rövid időtartamú kölcsönzések).

Különös tekintettel kell lenni a könyvtárközi kölcsönzés speciális munkafolyamataira (lásd még szolgáltatások vétele opcióit a beszerzési modulban): a számlázási procedúra beépítése; különböző könyvtári szolgáltatások (xerox, fax, SDI, CD-ROM adatszolgáltatás) pénzügyi nyilvántartása, számlázása, stb.

A kölcsönzési modul installálásánál az alábbi pontokra kell figyelemmel lenni.

Kölcsönzési paraméterek

Itt az előzőekben tárgyalt kölcsönzési politika részletes megadásáról van szó. A kölcsönzési időtartamok az egyes könyvtárak által meghatározhatóak, akár a kölcsönzött dokumentumtól, akár a kölcsönzőtől függően. A rendszer maga generálja a lejárati időket és koordinálja a kölcsönzés különböző elemeit.

Ellenőrzés, felülvizsgálat

Egyes rendszereknél konfigurálható, hogy egyes kölcsönzési műveletek mely terminálokról érhetők el; mások esetében bizonyos kölcsönzési folyamatok (pl. hosszabbítás) bárhonnan elérhetők;

A rendszer automatikusan jelezze, hogy tilos a kölcsönzés, ha a kölcsönző felhatalmazása az adott kölcsönzési tételre, dokumentumra nem terjed ki;

Ha egy tétel ki van kölcsönözve, akkor a rendszer mind a kölcsönzőt, mind a dokumentumot ellenőrizze a két adatcsoport összehasonlítása alapján;

Ha bármely akadálya van a kölcsönzésnek, a kölcsönzési folyamat azonnal vagy álljon le, vagy hibaüzenettel függessze fel a folytatást;

Ha egy kölcsönzött dokumentum visszaérkezett, a rendszer automatikusan jelezze, hogy van-e előjegyzés vagy tiltás az adott példányra.

A kölcsönzési adatok megjelenítése az OPAC modulban

A kölcsönzésről legyen megfelelő információ látható az OPAC-ban (kölcsönzési státusz, lejárati dátum);

Legyen lehetőség arra, hogy az olvasók maguk is lekérdezhessék saját kölcsönzéseiket;

Legyen lehetőség arra, hogy a kölcsönző kérhesse a kölcsönzés meghosszabbítását, illetve előjegyzést tegyen a már kikölcsönzött műre (ez esetben anélkül, hogy saját maga időpontot jelöljön meg, illetve dátum-intervallumra javaslatot tehessen);

Legyen lehetőség arra, hogy az olvasó megjeleníthesse saját előjegyzéseit;

Szükséges a meghosszabbítások, előjegyzések korlátozása akár a könyvtár előírásai, akár a mű státusa alapján, s erről a rendszer részéről automatikus üzenet értesítse az olvasót.

A példány státusa

Minden könyvtári egységhez legyen hozzárendelhető a kölcsönzési állapotot mutató paraméterek sora (pl. nem kölcsönözhető, csak hétvégére, 30 napra stb.), s legyen lehetőség a különböző státusok jelölésére és ezek átjavítására is;

A rendszernek fel kell készülnie a következők paraméterek beállíthatóságára (egyéb paraméterek mellett):

Kölcsönzési időtartam

A példány kölcsönözhető/nem kölcsönözhető

A példány csak különleges felhatalmazással kölcsönözhető

Meghosszabbítás lehetséges/nem lehetséges

Meghosszabbítás lehetséges/nem lehetséges az OPACban (ha igen, akkor hány alkalommal)

Előjegyzés tehető/nem tehető az OPACban

A lejárati dátum esetében a tűréshatár megadása.

A paraméterek további tartalma legyen a könyvtár kívánságainak megfelelően alakítható, illetve legyen lehetőség még további paraméterek meghatározására is.

A kölcsönzési időtartam paraméterezése, illetve a kölcsönzői nyitvatartási táblázattal kapcsolatos adatcsoportok.

Különféle kölcsönzői státusok legyenek meghatározhatók a kölcsönzés időtartamának függvényében;

Minden egyes kölcsönző egyedi kód alatt szerepeljen, azaz a kölcsönzési jogosultság fokának megjelölése, (például az egyedi kódok biztosítsanak bő variációs lehetőséget az egyetemi könyvtárakban a hallgatók státusza szerint, mint szak, szakpár, képzési formák sajátosságai); ezek megjelenítése különböző kombinációkban legyen lehetséges (például az előbbi esetben nappali tagozatos végzős hallgatók tartozásai);

Egyéni kölcsönzőkártyák vonalkódos kezelését a rendszernek tudnia kell megoldani (de a vonalkód nélküli kölcsönzés is legyen lehetséges);

A kölcsönzők státusát a könyvtár maga határozhassa meg.

A kölcsönzési határidőket az egyes könyvtárak határozzák meg;

A határidő legyen megadható úgy is, mint naptári dátum (pl. 1994.12.31.), vagy mint a kölcsönzés dátumához adott időszakasz (három hét, egy hét stb.);

A rendszernek, amikor kialakítja a kölcsönzési lejárati határidőket, tekintetbe kell venni bizonyos dátumokat (nemzeti ünnepek, állami ünnepek, nyári szünet stb.);

Ha szükséges, legyen lehetőség a kölcsönzött anyag bizonyos csoportjaira vonatkozóan új lejárati dátum meghatározása (pl. abban az esetben, ha a könyvtárnak váratlanul be kell zárnia).

A kölcsönzési jogosultság alapján az egyszerre kölcsönözhető művek számának meghatározása.

Meg kell határozni a példányszámokat kölcsönzési csoportok szerint;

A kölcsönözhető példányok számának kapcsolatban kell lennie mind a kölcsönző mind az adott példányok kölcsönzési státusaival (pl. az oktatók több könyvet kölcsönözhetnek, hosszabb időre, tagkönyvtárak esetében az úgynevezett tartós kölcsönzés lehetősége).

A kölcsönzési folyamattal kapcsolatos paraméterek

Az egyes kölcsönzési tranzakciók csak megadott terminálokról, meghatározott jogosultsággal rendelkező felhasználók számára legyen lehetséges, s az adott kölcsönzési tranzakció kezdetén a rendszer ellenőrizze a felhasználó jogosultságát (például kérdezzen rá a kölcsönző azonosító számára vagy vonalkódjára);

A rendszer jelenítse meg a kölcsönző legfontosabb adatait: név, kölcsönzői státus, a lejárati határidő stb. - természetesen csak a könyvtáros számára hozzáférhetően;

Ha sem kölcsönzői azonosító szám, sem vonalkód nincs, hibaüzenet jelenjen meg a képernyőn (hiba esetén legyen lehetséges az azonnali kézi javítás megtétele);

Az olvasó azonosítása mellett a rendszer adjon tájékoztatást a kölcsönözni kívánt példány(ok) adott státuszáról is;

A kölcsönzött tétel legfontosabb bibliográfiai adatait a rendszer a kölcsönzéskor jelenítse meg (legyen lehetőség rövid megjelenítésre illetve rövid leírási formátum alapján való visszakeresésre is), s tájékoztasson a példányok raktári, helyrajzi számáról is;

Kölcsönzéskor mind a kölcsönzendő tétel, mind a kölcsönző olvasó státuszát ellenőrizni kelljen a kölcsönzési folyamat érvényességéhez;

Ha a rendszer a kölcsönzést érvénytelennek tekinti, a kölcsönzési folyamat álljon le, s jelenjen meg a leállítás oka is;

Legyen lehetőség a kölcsönzési tranzakció törlése, vagy parancsadás a felülírásra.

Példányok visszavételének a művelete

A rendszernek ezzel kapcsolatban ellenőriznie kell:

A visszahozott tétel kölcsönzöttként volt-e nyilvántartva;

A példány a lejárati időpont előtt került-e vissza;

Ha a tételt később hozták vissza, a visszavételkor a késedelmi díj automatikusan legyen kiszámítva (amennyiben külön letiltási megjegyzés nincs az adott olvasónál, legyen lehetséges további kölcsönzések engedélyezése a késedelmi díj későbbi kifizetése esetén is); ha a kölcsönző a késedelmi díjat többszöri felszólításra sem fizette be, legyen lehetőség a további kölcsönzés automatikus letiltására;

Ha a visszahozott tételnél előjegyzés szerepel, a rendszer jelenítse meg az előjegyzésre várók neveit (az előjegyzés időrendjében), s az adott példány hosszabbítását ne engedélyezze;

A kölcsönzött tétel legfontosabb bibliográfiai adatai (legalább rövid megjelenítés) és a helyrajzi szám az olvasó adataival együtt legyenek megjeleníthetők és kinyomtathatók.

A kölcsönzők nyilvántartásával kapcsolatos feladatok

A kölcsönzői nyilvántartás kialakítása az adott intézmény helyi sajátosságaival összhangban kell hogy történjen;

A nyilvántartás tartalmazza (a szokásos adatokon túl, azaz a kölcsönző neve, lakhelyei, foglalkozása, stb.) a lejárati dátumot, a kölcsönzési felhatalmazottság fokát, a kölcsönzési folyamat adatait, a lezajlott kölcsönzések ellenőrzését;

Legyen lehetőség az adatok on-line felülírására, ha az szükséges;

Legyen lehetőség a kölcsönzőkről jegyzék készítésére akár névsor szerint, akár kódszámuk szerint;

Legyen lehetőség a kölcsönzői adatok más adatbázisból történő importálásra.

Információk az olvasókról

A kölcsönzőkről nyújtott információk között szerepeljen az adott időpontban egy olvasó által kikölcsönzött tételek felsorolása, azoknak a tételeknek a felsorolása, amelyekért késedelmi díj fizetendő és mindezek az adatok legyenek kinyomtathatók, file-ba menthetők, statisztikákhoz felhasználhatók;

Legyenek nyilvántartva az olvasó előjegyzései;

Legyen lehetőség az olvasó jelen vagy múltbani kölcsönzéseiről jegyzék készítésére és kinyomtatására.

A példány kölcsönzési státuszát érintő információk

A tételekhez tartozó információk legyenek kereshetők a lejárati dátum szerint, ha a példány kölcsön van;

A kikölcsönzött példánnyal kapcsolatos kölcsönzői adatok legyenek különböző szempontok alapján is visszakereshetők;

Legyen lehetőség a kölcsönzés meghosszabbítására a példány típusa szerint;

Az adott példányra vonatkozó előjegyzésekről legyen információ, s az előjegyzések kinyomtathatók legyenek.

Nem számítógépes, off-line kölcsönzési tranzakciók lehetősége

A szerver számítógép hibája esetén a kölcsönzői terminálokon legyen lehetőség az éppen folyamatban lévő kölcsönzési tranzakciók befejezésére és az adatok temporális elmentésére (amit a későbbiekben a rendszer újra értelmezni tud);

A rendszer biztosítsa az elmentett kölcsönzési adatok automatikus betöltését, ha a rendszer új konfigurációját installálják az intézményben.

Az előjegyzések törlése

Az előjegyzések legyenek a könyvtár által megadott paraméterek szerint, az erre jogosult könyvtáros (illetve az előjegyzést tevő olvasó) által törölhetők (pl. a példány státusa alapján);

Legyen lehetőség az előjegyzések esetenkénti törlésére és felülbírálására is.

A példány státuszának megváltoztatása

A példányok státuszának megváltoztatására legyen lehetőség a vonalkódok beadásával is (pl. a raktárból ideiglenesen az olvasóterembe átvitt művek esetében), amennyiben a könyvtár "értelmes" vonalkódokat használ;

Legyen lehetőség egy teljes gyűjtemény státuszának megváltoztatására, s ezzel egyidőben új elhelyezésének jelölésére is;

Ha a mű státusza időnként változik, legyen lehetőség a korábban meghatározott státusz visszaállítására.

Közvetett kölcsönzési kérések

Legyen lehetőség közvetlenül nem a rendszerbe vitt kérések fogadására is (telefonon, postán, stb. érkező kérések).

Kölcsönzői értesítések

A kölcsönzéssel kapcsolatos olvasói értesítések a könyvtáros által megadott formában készüljenek, lehetőség szerint mind batch, mind on-line formában;

A lejárt tételek külön-külön jelenítődjenek meg;

Az értesítés szövege a könyvtáros által választandó különféle betűtípusokkal legyen kinyomtatható, ha szükséges;

A postai címzés formátuma legyen változtatható;

Legyen megkülönböztethető az értesítés többféle típusa, pl. lejárat, előjegyzés, stb. között.

Egyéb elvárások a kölcsönzői modullal kapcsolatban

Legyen lehetőség a következő műveletek elvégzésére: új vonalkódnyomtatás az adott példányok, vagy címkenyomtatás az olvasó számára; régi (elveszett) vonalkód nyomtatása az egyes példányok számára, a könyvtár által megadott feltételek szerint; az egyes tételek esetében legyen lehetőség helyrajzi kódok, polcjelzetek nyomtatására is;

Részletes kölcsönzési statisztika: a kölcsönzési tranzakciók, előjegyzések száma, a példányok státusa, illetve a dokumentumtípus alapján egy adott periódusban; kölcsönzési statisztika a kölcsönzők alapján egy adott periódusban; az egy kölcsönző által kölcsönzött illetve előjegyzett művek száma szerint (témakör ill. példányszám szerinti statisztika a példánybeszerzés illetve a tárgyszórendszer további bontásának ellenőrzése végett).

A helyben használat nyilvántartása

A rendszer biztosítsa a raktárakból az olvasóterembe az olvasók által felkért dokumentumok nyilvántartásának lehetőségét.

- A helyben használattal kapcsolatos elvárások:

A helyben használat legyen követhető mind olvasói, mind pedig dokumentum oldalról egyaránt;

A rendszerben legyen követhető, hogy mely munkák mely olvasóteremben találhatók;

A kötelező irodalomnak egy adott olvasói csoport által kívánt adott csoportját hosszabb időtartamra (egy hónap, félév, egy egyetemi év) is együtt lehessen nyilvántartani (fenntartás művelete);

- Olvasói nyilvántartás és helyben használatra jogosultság:

Az olvasók nyilvántartása a könyvtár egy adott pontján történjen, s kölcsönzőkéhez hasonló módon;

Az olvasókártya jogosítsa fel az olvasót helyben használatra, de a kölcsönzésre vonatkozóan legyen lehetőség korlátozás megjelölésére (például ideiglenes olvasókártya);

Szükséges meghatározni a helyben használatra egyszerre kérhető művek számát, s ugyanez legyen megtehető a tagkönyvtárak számára is.

- A dokumentumok nyilvántartása.

A helyben használt művek nyilvántartása fizikai egységek alapján történjen (kötetenként);

Minden példány esetében szükséges annak megjelölése, hogy melyik olvasóteremben olvasható (általános olvasóterem, szakolvasótermek);

Legyen lehetséges előjegyeztetni a kívánt művet.

- Az időtartamok, dátumok meghatározása:

A használat időtartama legyen meghatározható, s a tagkönyvtárak véglegesítsék azt;

A helyben használat időtartama általában 1 nap, azonban ha szükséges, ez az időtartam legyen meghosszabbítható;

A meghosszabbíthatóság függjön az esetleges előjegyzésektől.

- Ellenőrzés:

Mind az olvasók, mind a példányok legyenek bevonhatók az ellenőrzési folyamatokba;

- Kapcsolat a helyben használat és az OPAC között:

A helyben használatot érintő információ (használatban, meghosszabbítás dátuma) legyen látható az OPACban;

A példányra vonatkozó helyben használati információk (pl. csak a kutatóteremben olvasható) jelenjenek meg az OPACban;

Az olvasó tehessen előjegyzést a helyben olvasható könyv használatával kapcsolatban is dátum megadásával vagy anélkül is;

Legyen lehetőség az előjegyzések megjelenítésére;

Az előjegyzések korlátozására legyen lehetőség akár a könyvtár által meghatározott jogosultságok, akár az adott példány státusa alapján.

- Olvasói információk:

Legyen lehetőség információra a helyben használt műveket, s a meghosszabbításokat illetően;

Legyen információ az olvasó által tett előjegyzésekről.

- A helyben használt dokumentumokkal kapcsolatos információk:

A helyben használt művekkel kapcsolatosan a szükséges információk legyenek visszakereshetők a lejárati dátum alapján;

A helyben használt művekkel kapcsolatos olvasói adatok legyenek visszakereshetők;

A meghosszabbítás legyen lehetséges;

A rendszer adjon felvilágosítást az előjegyzésekről, s az előjegyzett munkák listája legyen összeállítható.

- Egyéb feltételek:

Legyen lehetőség a lezajlott helyben használatok nyilvántartására;

Előjegyzések törlése;

A példány jellemzői legyenek megváltoztathatók, ha ez szükségesnek mutatkozik;

Nem számítógépes (off-line) műveletek legyenek lehetségesek, ha a szerver nem működik;

Közvetve érkezett helybenhasználati kérések fogadására legyen lehetőség;

A helybenhasználatos művekkel kapcsolatos statisztikák iránti kívánalmak ugyanazok, mint amelyeket a kölcsönzésnél megadtunk.


7. Könyvtárközi kölcsönzés

A rendszer legyen felkészült a könyvtárközi kölcsönzés lebonyolítására: ezzel kapcsolatban egyes rendszerek külön könyvtárközi kölcsönzői modult (interlibrary loan) biztosítanak, mások a kölcsönzési modulon belül biztosítanak külön opciót. Akárhogy is: a könyvtárközi kölcsönzés szabályai nagyobb részt összhangban kell hogy legyenek a könyvtár kölcsönzési politikájával és rendszerével, ezért mi is itt tárgyaljuk.

A továbbiakban a könyvtárközi kölcsönzéssel kapcsolatos főbb paramétereket és munkafolyamatokat, s az ezekkel kapcsolatos könyvtárosi elvárásokat, esetleges problémákat igyekszünk bemutatni.

- Kérések és dokumentumok küldése és fogadása:

A rendszer legyen felkészült kérések nyilvántartására, elküldésére és fogadására;

A rendszer legyen felkészült a dokumentumok elküldésének és érkezésének nyilvántartására;

Legyen lehetőség a könyvtárközi kölcsönzések között a hagyományos módon (papíron) elküldöttek kezelésére is;

A könyvtárközi kölcsönzési modul legyen felkészülve a kapcsolatteremtésre az európai könyvtári rendszerekkel (illetve az OCLC és a hasonló rendszerekhez, amennyiben az szükséges);

- A kért dokumentumok típusa:

Legyen lehetőség könyvek és folyóiratok, illetve könyvek fejezeteinek és folyóiratok cikkeinek a kérésére és fogadására;

A példányokat illető kérések esetén legyen lehetőség olyan kérések elfogadására is, amelyek az adott dokumentum egy fejezetét, vagy egy folyóirat egy cikkét kívánják megkapni másolatban;

Legyen lehetőség más dokumentumtípusok kérésére és fogadására is (kongresszusi anyagok, kutatási jelentések, szabványok, hangzó és videó anyagok stb.);

- A rendszernek tudnia kell kezelni a könyvtárközi kölcsönzéskor használt következő bibliográfiai adatokat:

Könyvek esetében:

- szerző(k) neve, (előnév és utónév) vagy testületi szerző

- a könyv címe (többkötetes mű esetében a közös cím, az egyedi kötet egyedi címe, vagy kötetmegjelölése)

- a szerkesztő vagy kiadói testület megnevezése

- szerkesztői közlés

- megjelenési hely

- kiadó neve

- kiadás éve

- terjedelem

- ISBN

- sorozatcím

- felelős kiadó

- sorozatszám

- ISSN

Folyóiratok esetében:

- a folyóirat címe (az ún. csoportcím v. csoportos cím esetében a szekciómegjelölés, vagy szekciócím)

- generikus cím esetében a kiadótestület neve

- szerkesztői közlés

- kötetszámozás, a kívánt év, a kért szám(ok)

- ISSN

- kiadási hely

Könyvek fejezeteinek ill. folyóiratok cikkeinek másolatban történő kérésekor a következő adatokkal egészüljön ki a fentebbi lista:

- kívánt fejezet v. cikk terjedelme (oldalszám megjelöléssel)

- a fejezet ill. cikk szerzőjének neve

- a fejezet ill. cikk címe

Speciális dokumentumok bibliográfiai adatai esetében a fentiekben részletezett adatok kiegészülnek a speciális dokumentum jellemző adataival.

Egyéb adatok:

- Legyen lehetőség az adatok forrásának megjelölésére

- Az adatok tartalmazzák a teljesítés lehetséges változatait (kölcsönzés, fotokópia, mikrofilm, mikrofiche, egyéb másolat, csak az adott kiadás megfelelő, külföldről is kérjük, külföldről nem kérjük stb.)

- Legyen lehetőség mind a küldő, mind a fogadó intézmény hivatkozási számának felhasználására

- Legyen információ az árra vonatkozóan (a példány becsült, ill. aktuális ára stb.)

- Legyen lehetőség annak jelzésére, hogy a megkapott példány hol használható (pl. csak helyben használatra stb.)

- Legyen lehetőség egyéb megjegyzések megtételére (pl. törlés stb.)

- A könyvtárközi kölcsönzés ára szerepeljen a következő felbontásban: küldő (+fogadó postaköltség); szolgáltatás ára (valuta/forint); intézményi költség; a fizetés módja (könyvtári, egyéni fizetés).

- A könyvtárközi kölcsönzésben részt vevő könyvtárak nyilvántartásánál a következő szempontokat lehessen figyelembe venni:

Legyen lehetőség mind a kérő, mind a kölcsönző könyvtárak nyilvántartására nevük, kódszámuk, postai címük, telefonszámaik, fax-számaik stb. alapján;

Külföldi kérések esetén szükséges a közvetítő könyvtár adatainak nyilvántartása is;

Legyen lehetőség a könyvtárközi kölcsönzést lebonyolító könyvtáros nevének bevitelére is;

Legyen lehetséges annak a megoldásnak a jelölésére, ahol a másolatok esetében oldalszám egyenlíti ki az oldalszámot (természetben fizetnek);

kérés teljesítése módjainak rögzítése: posta, fax, email.

- A könyvtárközi kölcsönzést kérő olvasó adatai:

Legyen lehetőség a kérések olvasónkénti regisztrálására;

Az olvasók nyilvántartása legyen része a kölcsönzési fájlnak.

- Kölcsönzött dokumentumok:

Igény szerint az egyes példányokat el lehessen látni olyan jellemzőkkel, amelyek lehetővé teszik könyvtárközi kölcsönzési forgalmukat;

E jellemzőkkel való ellátásban a bibliográfiai adatok mellett a helyrajzi számaik is szerepeljenek.

- Lejárati dátum:

Legyen lehetőség mind a könyvtár állományából kikölcsönzött, mind a könyvtárba más könyvtárból érkezett példány lejárati határidejének jelölésére;

Legyen lehetőség egyedi esetekben meghosszabbításra.

- Könyvtárközi kölcsönzés és visszaküldés:

A rendszer legyen felkészült a könyvtárközi kölcsönzési műveletek követésére;

A rendszer legyen felkészült a visszaküldés tényének és időpontjának ellenőrzésére.

- Teljesítetlen kérések kezelése:

Legyen lehetőség a teljesítetlen kérések nyilvántartására, s a kérés továbbítása esetén jelenítődjék meg azon intézmény neve és kódja, ahova a kérést továbbküldtük (szükség esetén ezek az információk legyenek szabvány szerint nyomtathatók);

Szükséges nyilvántartani a kérés továbbküldésének időpontját;

Szükséges megjegyzésben közölni, hogy a könyvtár miért nem tudta teljesíteni a kérést; az okok a következők lehetnek:

- a kért mű nincs meg a könyvtár állományában

- a kérést tartalmazó lap kitöltése hiányos

- az adatforrás megjelölését kérjük

- a bibliográfiai hivatkozás helytelen

- a kért dokumentum pillanatnyilag nem érhető el

- kérjük a kérést megismételni

- eredetiben nem kölcsönözhető

- csak másolatban kölcsönözhető

- egyéb okok.

- Szükséges információk (s egyben ezek megjelenítési, nyomtatási lehetősége) a kérésekről és példányokról:

Információ az egyes tételekről, lejárati időpontok;

Az elküldött kérdések és az érkezett dokumentumok alapján az illető könyvtárak legyenek visszakereshetők;

A kérő olvasó kéréseiről, s a megérkezett dokumentumokról legyen információ;

A teljesítetlen kérésekről legyen információ mind könyvtárak, mind kérők szerint;

- Feljegyzések a könyvtárak és az olvasók számára:

A feljegyzések a könyvtár által adott paraméterek alapján legyenek elkészíthetők, s szükség szerint módosíthatók;

A postai címzés formátuma legyen változtatható.

- Nyomtatási lehetőségek:

A kérések legyenek kinyomtathatók az IFLA által meghatározott s a magyar könyvtárak által széles körben elfogadott szabvány formátumban;

Legyen lehetőség a kérő könyvtár kísérőlevelének kinyomtatására is;

Legyen lehetőség a dokumentum visszaérkezését nyugtázó levél kinyomtatására;

Legyen lehetőség a könyvtárközi kölcsönzésben részt vevő könyvtárak nevének és címének kinyomtatására, címke készítésére is;

Legyen lehetőség feljegyzések, reklamációk kinyomtatására.

- A könyvtárközi kölcsönzés és az OPAC kapcsolata:

Az OPACban jelenjen meg információ a könyvtárközi kölcsönzés tényéről az egyes példányok esetében (könyvtárközibe elküldve, visszaérkezés határideje);

A könyvtárközi kölcsönzésre is legyen tehető előjegyzés, s a könyvtárköziben elküldött példányokra is legyen lehetséges előjegyzést tenni;

Az olvasó közvetlenül is megtehesse könyvtárközi kölcsönzés iránti kérését.

- A könyvtárközi kölcsönzés statisztikája:

Az adott időszakban kért ill. érkezett kérések száma;

Az adott időszakban kapott ill. küldött dokumentumok száma;

Kapott és küldött dokumentumok dokumentumtípus szerint;

Kapott és küldött dokumentumok tárgykör szerint;

Eredetiben kapott és küldött dokumentumok; Magyarországról és külföldről;

Másolatban kapott és küldött dokumentumok: Magyarországról és külföldről;

Kölcsönzési statisztika könyvtárak szerint;

Kölcsönzési statisztika olvasók szerint;

Teljesítetlen kérések könyvtárak szerint.